【译】在过去12年里,我的生产力App就是一个简单的 txt 文件

先祝 大家 2022 新春快乐。

今天要介绍的文章是火箭君的一篇译文。 译文原文来自于:jeffhuang.com/productivity_text_file

原文作者是 Jeff Huang, 来自 Brown University。 研究领域是 人机交互。

恰好在2年前,Jeff 刊出了这篇文章, 虽然我们今天才把它带给大家,但是其 对生产力追求的 简洁性,让人深受启发。虽然,我并不觉得每个人都应该像Jeff 那样实践 「一个TXT」 管理全部事项 的方法, 但是其中有值得我们参考的哲学在其中。 

以下是译文,略有编辑节选和备注。

正文

My productivity app for the past 12 years has been a single .txt file

By Jeff Huang on 2020-01-31

当我开始上大学的时候,最大的转变就是学会变得 organized。有那么一段时间,我无法记住脑海中所有的事情。而且,不停地追踪这些事情会大大分散我的注意力,使我无法完成当前正在做的事情。

所以我尝试了各种形式的 待办事项列表、任务追踪器 和生产力应用。很遗憾的是,要做的事情越来越长,有太多要相互关联的东西,比如过去的会议记录、日程安排、想法清单和实验室笔记本,它们都在不同的系统上。

我放弃了,于是我开始在一个单一的文本文件中进行事情追踪,12年来我一直使用它作为我的主要工作效率系统。它对我现在的工作是如此重要,而且随着一系列责任的增加,这个txt的规模也开始惊人地扩大。

现在,我想分享这个系统,我的秘密武器。

前提是有一个日历

我使用的一个外部工具是一个在线日历。我把所有事情都放在这个日历上,甚至包括那些实际上不是固定时间的事情,比如“在研讨会上做一个咖啡桌”或者“弄清楚如何招募新的博士生”我会在需要考虑的时候给他们安排一个日期。这样,我所有的未来计划和时间表都在一起,而不是一堆我必须记录的清单。

制作每日清单

每天晚上睡觉前,我会尝试把第二天的日程表上的所有事项都附加到 那个文本文件 的末尾,作为每天的待办事项清单,这样我就能清楚地知道我醒来时在做什么。这个列表包括日程安排的任务(诸如:下午2点与M见面,下午4点办公时间)、一些差事(签署表格,退回一本书)和工作项目(复习论文,准备演讲稿)。这段附加的文本还能让我思考一下自己每天是否都有合适的工作量。

如果明天有什么我不想做的事,我会在以后的日子里重新安排我的日程。在这样做了12年之后,我已经非常擅长估计我一天能完成什么了。下面是一个采用化名的例子:

同时作为记录

这个每日待办事项列表也是我做笔记的地方,所以它既是一个待办事项列表,也变成了一个已经完成事项的列表。关于这些日常列表,最好把它们都放在同一个文本文件中,并按日期分段,这样我就能记录下我所做的每一件事以及我是什么时候做的。

我现在的那个文本文件,是7年前我开始现在的工作时创建的。它可以作为研究笔记本和会议记录。我现在在一个文件中有37773行手写的文字,记录了我作为一名教授所做的一切,以及几乎所有我见过的人。

(火箭君注:看样子 Jeff 只是同一时刻只使用一个 txt 文件,时间较久远的内容 被分离出来 单独归档了。 这也不是为一个好办法。 因为很久远的事情,不应该占据现在的注意力,另外也处于数据安全备份的考虑。)

快捷方式

我使用一致的写作风格,所以东西很容易搜索,与一些简短的。当我搜索“ meet with”时,它显示我已经安排了3000多次会议。我有一些自己的 文字标签,比如 # idea for new ideas to revisited when i want project ideas,# annual for things to put on my next annual report,# nexttui for things to add to the next time i run my next UI course。

文本文件是非常灵活的(火箭君也高度赞同),在任何时候,我都可以快速浏览我当天做了什么,还剩下什么。当一项任务完成时,这是最常见的默认设置,我就不管它了。我可以使用 搜索框 计算聚合统计数据,或者列出包含标签 的所有行,以及使用文本编辑器的其他操作。我使用 Ultraedit 作为文本编辑器,是因为我对它很熟悉,但我想任何主流文本编辑器都应该有类似的功能。

最后

所以我的日常生活看起来就像

  1. 打开那个文本文件,看看我昨晚写的每日待办事项清单,看看我今天在做什么
  2. 在白天做那个清单上的事情
  3. 当我有空闲(非计划)的时间,做我的清单上的浮动任务 和 必须处理的电子邮件
  4. 快速浏览一下其它电子邮件,看看是否需要处理
  5. 将第二天的日程表项目复制到文本文件的底部

这个过程有一些很好的地方:

  • 当我醒来的时候,很容易就能立刻知道该做什么
  • 我不需要在脑海中记住以后要做的事情(处理邮件、未来的任务)
  • 回忆过去发生的事情,看看自己一天能完成多少事情,这很容易
  • 没有日复一日被推迟的“待办事项”清单
  • 我使用远程桌面,所以一切都可以从每一个设备访问 (火箭君注:聪明!)

前一天晚上,我的日常工作量完全在我的掌控之中; 每当我感到长期任务压得我喘不过气来时,我就会通过积极不懈地发邮件、从日历上删除那些我不再感兴趣的事项,以及减少未来我分配给自己的工作量来减少工作量。

这确实意味着有时我会漏掉一些问题,或者不去追求一个有趣的研究问题,但这有助于我保持一个可控制的工作量。

就是这样。如果你尝试我的系统,或者对它有一些想法,我很乐意听到你的声音!

火箭君感想

  • 这是一个 不折腾 的方案,比起 各种花式工具而言, 朴素却实用。
  • Jeff 的 文本文件是一个 索引系统, 作者仍旧采用了 日历和电子邮件 来获取和存储外部信息。Jeff 的大学场景下,信息来源相对简单,在很多更复杂的工作中,就很难组织这些信息。
  • 就 文本文件 而言,按现在的观点来看, Markdown 也是不错的选择。
  • 文本文件虽然灵活,但对于用户有较高的要求, 例如用语要规范,人名,标记等, 否则搜索或汇总时 会有遗漏。
  • 这个体系容易形成「一次误操作,毁掉全部记录」的风险。可能要结合定期备份/同步云/历史版本 才会有更好的表现。