【译】如何做一个行之有效「待办事项」清单

虽然这几年,花式的清单类工具越来越多,但能否真正提升效率,恐怕有不少学问在工具以外。 火箭君自己就觉得,一些厉害的工具 App 如果没有配以合适的方,就像拿着「洲际导弹打蚊子」,徒劳无功,纯粹只是浪费。

Todo 清单就有学问在其中,哪怕是纸笔记录,也不是往上面写几句话,然后打几个勾那么简单。 我个人颇有一些心得,不过偷懒起见,就没有整理归纳出来。 最近恰好看到一篇海外文章,和我的心得颇为相似,索性就在这里翻译出来,分享给大家。 尤其是作者在清单中引入了「摩擦」的概念,让观点变得更形象。

这篇译文的原作者是:Quirky Thinker & 编辑 Ebin Jose,原文出处:https://medium.com/@vishakhpro/how-to-really-make-a-to-do-list-8db179f4ee7c。 以下正文,除了翻译,我做了适当的节选和编辑。

正文

待办事项清单(To-Do List)是许多创作者和生产力专家都信奉的东西。

但是如何有效使用待办事项清单,或者如何制作一个真正的待办事项清单,却没有得到应有的讨论。这里,我想和大家分享一下,我这些年来在制作一个有效的待办事项清单方面所学到的东西。

在哪里列一个待办事项清单?

有许多App和网站可以帮助我们列出待办事项清单。谷歌Calendar,Todoist,微软 ToDo。但是,制作待办事项清单的数字方法可能太快了、太客观、太死板了。我更喜欢用经典的方法来列待办事项清单: 用笔和纸。

当我真的把想做的事情写在一张纸上的时候,会感觉更加个人化,并且会在记忆中停留更长的时间。东京大学对大学生进行的一项研究表明,在纸上写字显示出更多的大脑活动和更好的记忆保持能力。 (火箭君表示同感)

什么时候列一个待办事项清单?

我读过很多关于自助和提高工作效率的书籍,其中很多都建议列出要做的事情清单(尽管也有很多人建议不要这样做,比如 Cal Newport)。一半建议在早上列清单,另一半建议在前一天晚上列清单。

哪一个方式更适合,由我们自己决定。在做出决定之前先试验一下。就我个人而言,我更喜欢在晚上列出清单,因为这有助于我更专注于完成任务。作为一名大学生,我早上很难做到。(火箭君表示,我更适合早上)

如何列出待办事项清单?

在习惯形成的人类科学中,有个术语叫做「摩擦」,是当我们试图做一些我们不喜欢做的事情时所面临的精神阻力。

例如:

  • 如果我想锻炼,我的大脑会告诉我自己,「伙计,放轻松,今天不锻炼好像不会对你有什么影响。你可以明天再锻炼。」这就是一种阻力。

传统的待办事项清单如下:

如果你看着这样一个待办事项清单,你是否愿意做清单上的任何事情?如果你像我一样,可能不会,我们的大脑已经排斥这个列表的原因是因为「高摩擦」

那么,我们怎样才能减少因为列表而产生的摩擦,并且在列表上打勾呢。

要做到这一点,列表可能应该看起来更像这样:

「低摩擦」清单是什么样子的

如果一个待办事项列表同时减少了 「垂直摩擦力」 和 「水平摩擦力」,我称之为 「低摩擦列表」。

  • 垂直摩擦力及其减小方法

垂直摩擦力是向下的

垂直摩擦是当你不想在清单上做任何事情时的感觉,也就是你不想在清单上往下移动,你只是不想从你的待办事项清单上勾选项目。

那么如何减少这种情况呢?你甚至在你的待办事项列表中写下最基本的任务。如果你早上醒来(我相信你会的) ,把它写下来作为待办事项列表中的第一项。写下“刷牙”,“早餐”,以及所有其他你经常做的事情。然后继续写下你通常会写在清单上的事情。

它会产生的效果是,当你从待办事项列表中勾出「wake up」的那一刻,你会有一个小小的冲动去勾出列表中更多的项目,当你到达实际工作时,你会感到更有动力去做这件事。

  • 水平摩擦力及其减小方法

水平摩擦力是人们开始工作时所感受到的摩擦力。假设,我想读一本书,但我不想把它拿起来。我想写一篇文章,但不想写第一个词。如果我要去锻炼,最困难的部分就是穿上鞋子。一旦开始,实际工作并不像大多数人想象的那样艰难。

为了减少这种情况,除了实际的复选框之外,还要添加额外的复选框。例如,如果当我写下了“读一本书”,在旁边加上三个复选框,第一个复选框应该在读第一个单词的时候勾选,第二个复选框应该在读一页的时候勾选,最后一个复选框应该在读20页的时候勾选。

  • 标记紧急任务

有些任务你必须马上完成,比如第二天要交的作业,或者第二天要完成的项目。对于这种类型的任务,减少水平摩擦的规则是一样的,但要与其他任务区分开来,用不同颜色的笔写,最好用红色的笔(或者待办事项清单的特殊位置)。

这样你就可以把任务和其他任务区分开来,无论何时你看清单,你的眼睛都会被重要的任务吸引。但我更希望你在完成前三个简单的任务——起床、整理床铺和刷牙——之后再做这件事。

  • 把这个写在每个列表的最上面

IT IS OKAY IF I DON’T TICK ALL THE BOXES

我们毕竟是人类,到最后我们一定会感到筋疲力尽。即使说「不」也是 OK 的。

如果突然接到一个很久没有联系的朋友的电话,可能会花几个小时重新联系。it is okay.

如果没有突如其来的优先事项,或者没有来自朋友的电话,我仍然无法完成这个列表,很可能就是因为它无法被完成。几乎所有人都高估了 自己一天能做的事情,这会诚实的反映在创建的待办事项列表中。永远不要因为没能完成清单而内疚。(火箭君注,应该从中学会审慎的评估最重要的事情,以及了解自己实现的能力, 参见以前介绍的 Bento 方法,也是类似的意思)

请记住,我们是人类而不是机器,这个 Todo 列表不是机器的一套代码,它只是一个工具,让我们更容易实现我们想要的结果而已。