【译】是时候抛弃对「个人项目管理」cult 的盲目崇拜了

本文原作者是一位海外的朋友,介绍自己的效率工具的使用历史,其中有不少让火箭君感到共鸣的地方。 对于「个人项目管理」,包括 组织待办事项,制作备忘,整理/记录笔记 …… 这些看似琐碎的事情,贯穿了我们个人工作生活的方方面面。 粗一看,似乎有很多效率工具和很多记录形式可以拿来一试,但最后作者发现:大道至简,花哨的工具也许只是身外之物。

原文作者:Jon McEwen,火箭君略做了删改和编辑。原文链接见文末。

正文

关于 笔记 App,Todo App 以及 各种整理类的工具,可以说已经变成一种 cult 了,对此我并不陌生。这些年来,我尝试了不同的平台和 App,用来追踪任务项目,整理工作,以确保每件事情不会从我的掌控中溜走。

首先,我用的是 Dropbox Paper

当时我需要处理堆积如山的各种小任务。Dropbox Paper 很快成为我的首选解决方案,因为它是一个开放的笔记画布。 (火箭君注:Dropbox不仅 提供了云存储,还提供了 Paper 这款应用程序, 一个模块化笔记,会以文件形式存放在云存储中。可惜一些地方无缘用上)

在Paper里面,我可以快速记下笔记,添加待办事项,并核对项目。这一切又可以通过 Dropbox 同步到各个设备上。

(下图是火箭君的一份 Dropbox Paper 文档 sample)

然后,我用了 Evernote

后来,随着工作的需要,我开始使用 Evernote (火箭君注:不是印象笔记)。Evernote 的用户界面很干净,也很吸引人。Evernote 在用户体验的提升上,在当时而言有一定的前瞻性,尤其是文档和任务管理方面。

不过,就目的而言,Evernote 代表着一种转变,从 Dropbox 的文件管理机制,转变到 Evernote 的笔记文档管理机制。我开始使用 Evernote 不仅仅是为了跟踪我的任务,还希望将它作为一个工作空间,不断改进和规范我记录文档的方式。

再然后,来了 Notion

也正是上面说的这种对文档的规范化和格式化的需求,使我找到了后来的 Notion。

Notion 是一个提供了各种格式化模块的完美工具。我可以尽我所能的用各种形式去跟踪任务和记录笔记。

  • 如果我需要看板管理任务,Notion 就提供了一个。
  • 如果我需要一个电子表格,Notion 也提供了一个。
  • ……

最终,我们就会发现,Notion像是各种项目和任务的「倾倒场」。总有一种模块适合我们来「倾倒」信息。

所以说,我觉得 Notion 是「文档类产品」的顶点。

但是,这也是有代价的。专用性/可定制性的加速,实际上也是一种生产力上的减速。调整各种格式,调整每个选项,把所有一切妥善的放在一个地方,实在是太累人了。要创建一个新的页面(子页面)或找到一个合适的模板调整版式,总会花费了我太长的时间。

更糟糕的是,我经常会忘记分散在多个页面上的记录事项。当我找到它们时,我不知道他们的「上下文」(context)

(火箭君注:虽然这和如何组织笔记的技巧有关,但的确过多的版式调整和格式选项,会削弱我们对事情本身的注意力)

进入 Mono Note 模式

我偶然发现了一个笔记方法,我称之为 Mono Note,借用 MonoRepo 这个术语,解决了这个问题。

(火箭君注:MonoRepo 就是一种 All-In-One的体现, 所有项目的代码和依赖库放在一个Repo里,便于调整和统一迭代,有些新兴的小型公司在使用)

最近,我从macOS 过渡到了 Windows 11。这种转变很尴尬,但它迫使我用记事本做笔记。由于没有目录等样式的 UI,记事本强迫我:

A) 要么为每个主题创建多个笔记,

B) 要么在同一笔记中记下每个主题。

选项 B 让我看到了把每个任务和笔记放在一个地方的美妙之处: Mono Note。

这是我的 Mono Note 例子

--- Sales Dashboard Meeting --- [Tuesday, May 3rd]Source reporting road map
[] email marketing
[] test data load
[] draft data dictionaryTrisha out next week. --- SQL Docs --- [Tuesday, May 3rd]Use MySQL or Postgress
- MySQL Benefits
  * helpful syntax
  * less complex
  * easy install
--- Daily Complete List --- [Tuesday, May 3rd][x] searched log errors
[x] rewrote SQL view query
[x] documented conversion formulas 

每个主题都以“ーー主题名称ーー[日期]”开头。该主题的待办事项用括号列出。(类似Markdown语法,火箭觉得,索性用 Markdown 笔记更好一些,记事本那个太朴素了)

我按时间顺序将内容添加到笔记的底部。

经过几个月以这种方式保持组织性,我意识到 Evernote 和 Notion 培养的文档艺术,在我看来,充其量只是一种「装饰」,而在糟糕的情况下,更像是一种「障碍」。

从实用的角度来看,Mono Note 产生了许多来自 「极简化」的美感:

  1. 它使我能够按照时间顺序,概念化我的工作的演变。
  2. 如果我感到迷茫、混乱或紧张ーー我会向上滚动几天,然后阅读展开的内容。
  3. 每个待办事项都按照发生的顺序与其主题联系在一起。
  4. 我可以毫不费力地跟踪会议记录、待办事项、文档记录和提醒。在开会或阅读文档时,增加的速度非常方便。

Mono Note 很简单,但是这种简单解决了很多问题。

当我思考改进 Mono Note 的方法时,我构想了一个自动生成的仪表板,它解析内容并根据待办事项、完成日期和数量将其组织成分析报告。总之,应用程序将包括两个接口,一个用于笔记,一个用于仪表板。

也许我们应该重新审视一下我们在过度设计项目管理工具上投入了多少时间了。

最后

火箭君觉得:MonoNote 虽然不是什么「高大上」的技巧,但是的确倒逼我们做到了一些事,例如:

  • 强迫我们聚集在重要事情上
  • 简化事情的文字描述
  • 高度归纳事情的状态以便于跟踪

因为, 如果不这样做的话, MonoNote 就会变得冗长,甚至完全无法阅读。这些都是那些花里胡哨笔记所缺失的,或者说走在反面的。

很显然的道理是:我们在形式上的关注越多,在实质上的就关注就会越少。 这也是为什么原作者会觉得「个人项目管理」逐渐变为一种 cult。

原文链接

https://medium.com/@jonmce/its-time-to-ditch-the-cult-of-personal-project-management-fb224390cdfe