干掉PPT,一款以「以文档为中心」的高效开会工具#猜猜是谁

我个人觉得,不少传统企业或团队的内部会议都是极其低效的,相比较而言,它们的 对外会议 就 …… 更加低效了。我也「有幸」参加过无数次这样的会议。

比如说:明明很普通的事情,总是反复开会沟通,而重要的事情在会议过后才能想起来,这时,我们发现根本没讨论过,也不可能被落实。 又比如说,有些会议,特别是照着PPT宣讲为主的那一类,主讲人会给大家看一些非常精美的幻灯,但是真正的 points 却语焉不详。 我觉得 PPT (PowerPoints)的本意应该是让大家突出重点,但最后竟然变成了炫耀装饰技巧的工具。

但不管如何,我相信,高效的会议大抵相似,低效的会议各有各的拉垮

我个人比较推崇 文档或者笔记 成为一个会议的「承载体」。 会前哪怕在草稿纸上撰写一下 agenda / schedule / scope 就已经很好了,这本身就是在督促我们思考。防止为了开会而开会,提醒我们要找到一些实际的目的,节约大家的时间。 至于会议当中,哪怕用便签纸记下几个要点:关键的时间,人物,预算 等等,也就能起到很好的归纳作用,大可不用在笔记本上装模做样埋头疾书。

因此,我会为大小会议准备几张便签纸(或者 一两张 A4纸 就足够了)。而那些长篇大论或者过度精美的 PPT 反而会耗散我的注意力。

尤其考虑到远程会议变得越来越多,在疫情影响下,远程办公可能会成为一种重要的工作方式。 会议的效果或多或少会因为远程而有折扣,而会议效率也变得更为重要。我一直希望有种工具能帮我(其实主流的笔记工具也不错了)做到:

  • 可以快速准备 会议纲要,并在会前分享
  • 会议沟通时,可以大家协同快速记录下要点
  • 会后可以打通 一些 To-do/看板/日历 工具,让会议要点变成可管理的任务
  • 最后,会议记录可归档,供自己以后参考或其他人参考

因为机缘巧合,最近有个会议使用了一个比较新的应用「钉闪会」,这里可以给大家简单介绍一下。

钉闪会 登场

从名字来看,「钉闪会」就是「钉钉」系列下的工具。没错,就是那个被人戏称为「打卡工具」的 钉钉,撇除我个人的成见,钉钉毕竟是许多传统公司的必装工具(估计吐槽的也很多)。

不过我转念一想,虽然无法立刻从根源改变一些低效会议的理念,但如果通过一些覆盖较广的工具,可以潜移默化提供一些高效的方式,也算是「曲线拯救」大家的时间了吧。 另外一提,除了阿里的钉钉,其它还有飞书和腾讯会议也在朝这个方向发力,看来大家都有此共识。

我们还是来看看「钉闪会」。我觉得给我印象深刻的地方在于:

集成性

「钉闪会」粗一看像是一个协同文档系统。实际上,除了文档部分,它还集成了所有会议相关的组件和功能。例如:

  • 会议日程的安排和提醒 (安排会议)
  • 关联阿里钉钉的即时通讯 (通知和沟通)
  • 可关联阿里云盘 (存放大型参考附件)
  • 可唤起远程音视频会议,实现投屏/远程共享协助。 (实时远程会议)

协同文档

「钉闪会」的核心在于一个协同文档系统。我们可以看作是一个专为会议准备的「云笔记」。 这个文档系统,可以多人协同实时编辑, 无论是会前准备还是会中讨论,都可以协同反映到文档上面。有趣的是,会议当中,主讲人的光标位置可以 共享给其它人,帮助大家跟随现在的讲解进度,但与会者也可以自由翻看后面或前面的内容(我就经常脱离讲解自顾自看)。

除了大家照着一份文档开会,这个系统还有一个文档的「补充材料」体系。这点也还是很实用的,比如:

  • 备注评论,不同用户随时的评论,可以侧边单独收集。
  • 纪要功能,用于收集一些 会议的结论或者任务, 可以 @其它人,或者关联到日历。
  • 私密便签,只有自己看得见,可以记录一些不便共享的内容。(比方说,这真是一个 @!#@#@# 的需求)

所有这些文档,最终都可以被汇总归档,方便快速查找。 如果有固定会议套路,也可以生成模板,供以后快速反复利用。

其它便利

「钉闪会」自带了「闪记」功能,可以录制会议语音,并实时转写成文字,形成补充文档(类似飞书妙记)。有些闪记文档,还能自动生成「关键词」形成摘要,对于一些需要专门整理会议发言的小伙伴而言,「闪记」功能应该很有帮助。 另外,「闪记」本身也是一个钉钉的独立功能,可以在会议以外的场景使用。

还有,一些诸如「计时器」这样的小功能,用于提醒发言时间,或者控制讨论耗时,这点也挺贴心的。

一点建议

总的来说,对于「高效率会议」这个切入点,我对「钉闪会」印象还是不错的,许多功能的确融合了一些「最佳实践」在里面。 我尤其喜欢「文档为中心」的理念,本来开会就是为了解决事情,事情最好要沉淀在文档上,否则大家随口一说也就算了。

话说回来,我觉得有点遗憾的是,「高度的集成性」反而是把「双刃剑」。虽然带来了「一站式」的便利,但也限制了我们的选择。比方说,「钉闪会」完全是围绕阿里的产品,阿里云盘,钉钉IM,钉钉会议…… 实际上,我很多时候和别人开会时,不能强求别人有「钉钉」,我这里很可能的场景是会议在 Zoom 上开的,记录是存在Notion里,云盘附件是 GoogleDrive,通讯是 Slack ……

所以,如果一个团队内部已经统一到「钉钉」上了,「钉闪会」会有很大用武之地。 从另一个角度来说,回到前面所说,如果组织没有很好的效率工作理念,想说服上层改变是很难的。但组织如果恰好被某种效率工具覆盖,钉钉也好,微信也好,飞书也好,还是有可能被工具产品的理念逐渐引导到一条高效的道路上来。这也算是一种先进理念的逐步渗透吧。国内传统企业还是挺需要这种引导的。

最后

如果恰好大家和小伙伴有了「钉钉」,只是将「钉钉」用于打卡考勤什么的,我觉得是非常不值得一提的场景。不妨可以探索一下「钉闪会」这个新的应用,如果最后还能逐渐改变一些不良的开会习惯,回到「文档为中心」的务实风格上来,我觉得这才是真的有意义。