现代和传统的妥协,纸张表格填写的电子化工具#猜猜是谁

写此文时,火箭君的心情是很复杂的。我个人非常不喜欢那些传统流程,其中填写纸质表单(包括签字盖章)是其中之最。 然而我个人也明白很多时候没有更权威更有效率的工具时, 尤其在过去十几年甚至几十年里, 纸质文档的流转反而是最有效的手段。 尽管如此,我个人还是非常不喜欢纸质文件,相信各位可能至今还会或多或少有一些需要这类 真正字面意义上 paperwork 的场合。

我不喜欢的原因在于,「纸面表单」的几个天然缺陷:

  • 信息录入效率低 (手写)
  • 信息采集效率低 (需要有人专门录入到电子文档)
  • 信息审批效率低 (盖章签字,需要纸面传递)

一直以来,有不少 所谓的 ERP ,OA 工具其实就是在解决这些纸面流程; 我个人觉得有进步意义,但是可能会太狭隘。 直到一些泛用的电子效率工具出现,这才算见到一点摆脱纸质表单的「曙光」。

例如:在线登记表格,X数据 之类,这些都能很好的收集并统计数据,省去了大量人工后期录入。 又比如 一些审批工具,允许对电子文档使用电子签名,形成可靠又高效的电子化流程。 又比如:一些扫描识别工具OCR,可以自动将纸质表格转换为电子表格 ……

总之,我们现在正处在传统流程向现代工具过渡的时间点上,有些地方可能快一点,有些地方(我不想点名)会慢一点(何止一点)。

今天要介绍的工具,其实更像是 现代工具和传统流程的「妥协」,既保留了原始纸质的部分,有创造性的解决了一些电子化的问题。

这款工具来自大厂 Adobe。

Adobe Fill&Sign

Adobe Fill&Sign 按照下面的流程,可以部分解决传统纸质表单填写和签署的低效率问题:

(1)手机扫描纸质表单

首先,如果我们面前有一张需要填写的表单,我们可以通过手机设备拍照扫描下表单。 表单会在手机里经过处理修正后,成为一份「电子扫描文件」。如果已经是电子文件了,也可以直接添加到App内。

(2)快速填写电子表单

有了电子文件后,App可以让我们在文件的指定位置,通过键盘键入填写信息,快速输入信息。

我们也可以事先准备好一些常用的填写内容,填写时我们直接套用上去即可,例如:姓名,电话,住址,公司抬头 …… 这样连手动逐字输入都省略了。

(3)签署文件

我们可以用 手指或数字笔(例如:Apple Pencil)在屏幕上,对电子扫描件进行签名。 我们也可以预存下签名或者印章图案,在需要签署时选择进行粘贴。

(4)保存或打印

这时,我们就有一份已经填写过或者签署过的电子文件了。我们可以把它保存为 PDF(Adobe 家的标配)或者 打印出来使用了。 多数情况下,如果需要纸质归档,一般会要求打印出来,如果只是给对方确认(例如:公函)直接发送电子文件就行了。 省去了原来传统流程里再扫描发送(或传真,好古老)的过程。

最后

Adobe的这款 App 基于移动设备,这使得填写和签署变得非常灵活,只要网络许可,不用受限于办公室,我们可以在任何时候,任何地方进行填写。我们可以在 主流的 App Store 通过 搜索 Adobe Fill&Sign 找到, 支持安卓和苹果 iOS。

如果,我们的企业或机构已经实现了全面电子化,那么 Adobe Fill&Sign 反而显得毫无用处。但是,如果我们周围的流程依旧还是大量依赖纸张,那么这款工具恰恰能帮助我们顺滑过渡到电子化。 因为,使用这款工具时,用户习惯还是更接近纸张的感觉,得益于此,流程的电子化转变不会显得突兀。

退一步,即使如果我们内部已经实现了完全「无纸化」,也不能保证大量对外的事务会用到纸张流程,这几乎是一定的,因为不同单位不太可能对接各自的接口,只有纸张(关键要签字盖章)才是古老天然的信息接口。 因此,或多或少,Adobe Fill&Sign 也是挺有用武之地。

题外话,App 会提示注册 Adobe ID。但实际上无需注册就可使用, 注册过程可跳过,除非我们想运用 Adobe 提供的 document cloud 服务。 话说回来,一般的用户也是用不了这套服务的,因为不可描述的访问性问题。