[Excel]找出公式无法工作的正确姿势 上篇

你是不是常常因为Excel的公式无法工作而头痛不已?你是不是因为修复Excel公式中的各种错误而精疲力竭?根据《华盛顿邮报》在2016年的一篇文章中指出(An alarming number of scientific papers contain Excel errors),“澳大利亚研究人员发现在基因研究领域的论文中,大约有1/5的论文中存在因为Excel而导致的基因序列标识错误。”

是什么原因导致了你的公式无法运行?又要如何去修复他们呢?

本期火箭君就给大家总结了10个最容易导致公式不工作的原因以及对应的修复手段。

01 公式结果不更新

公式菜单中的计算选项这一工具,在默认状态下为“自动”。在某些情况下,我们可能会将其设置成手动,以提高工作簿的运算效率。但是,如果你把这一茬给忘了,那你每次更新完公式,Excel将无法自动更新结果。只有点击保存或者刷新工作簿时,Excel才能重新继计算。

修复方式
  • 点击 公式 -> 计算 -> 开始计算

  • 点击按键F9,刷新工作簿

小提示
  • 养成随时Ctrl + S (保存文件)的习惯

  • 除非是工作表有非常大量的公式计算,请不要给每张工作表设置为手动计算

  • 针对每一张工作表,此计算选项都需要单独一一设置

02 只显示公式,不显示结果

显示公式选项可以帮助你快速地找到整个工作表里带有公式的单元格。

要是打开了,却忘了关,那你也只有看公式的份了。

修复方式
  • 点击 公式 -> 公式审核 -> 显示公式,以取消

03 惹人心烦的空格

你能看出B2和B3单元格的差异吗?我猜,肉眼是根本无法看出来,然而事实却是B3单元格因为数据源的问题,造成在单词Walter前有一空格。在这种情况下,如果你恰好使用类似VLOOKP的函数。那么恭喜你,你得到的永远会是:

修复方式
  • 利用TRIM函数预处理文本内容

小提示
  • 在使用VLOOKUP函数前使用TRIM函数对查询表格和数据表格进行预处理,永远都是一个不错的主意。

  • TRIM函数可以自动忽略英文单词间的空格(仅限英文单词)

04 摆脱隐藏起来的非打印字符

和位于字符串起始的空格一样,非打印字符也是造成Excel公式无法工作的诸多原因之一。如果碰上这些字符,那最好的办法就是先把他们删除了。

修复方式
  • 类似TRIM函数,你也可以用CLEAN函数去删除这些非打印字符。

小提示
  • 同时使用TRIM和CLEAN函数,能够同时解决空格和非打印字符两种潜在问题。

05 别妄想用苹果对比橙子——Excel格式

在使用诸如VLOOKUP、MATCH、INDEX这类函数前,除了上文中提到的各种可能存在的问题,还有一个很重要的问题那就是单元格的格式。最常见遇上的一种错误就是,数字格式被误转为了文本格式。

比如上图所选单元格神似数字,实际却是文本。在这种情况下,要是查找该单元格的信息,那妥妥#N/A是逃不掉了。

修复方式
  • 为了保证你所有数字字符是以数字格式保存在单元格中,有必要在执行VLOOKUP函数前,重刷一遍整个查询列的格式。

小提示
  • 通常而言,数字格式在默认状态下是右对齐的

  • 有的时候,你也可以看到单元格左上角上的绿色小箭头,它的出现也能够提示你这个单元格的某些信息有问题。