让我们5分钟做出针对 300个客户/同事/合作伙伴 的年会邀请函,可能吗?

接近年底,会有不少小伙伴们都需要 参加或者组织年会。可是问题来了,无论是邀请客户,同事,还是合作伙伴,每个人的名字和联系方式都不一样,如果不想逐一手动编辑,如何才能用快速的方法 批量做出贺卡或者邀请函 呢?

今天火箭君就来教大家一招。

STEP 1: 做个Excel表

首先,我们要有张被邀请人名单。

一般来说,CRM 也好,在线表单也好,Outlook联系人也好,总是可以导出下面这样一份Excel列表的。 多数情况下,这类数据已经被前人整理成一张 Excel表了,例如:HR会给出公司的同事名单。

一个名单的例子( 以下数据是 Dummy 不是真实数据)

STEP 2:用Word设计模板

接下来,打开 Word,先设计一副模板。关键信息(例如人名啊,电话啊之类)留空

STEP 3:导入数据源

这步很关键,需要我们

  1. 点击 Word 的「邮件(Mailing)选项卡

  2. 选择「选择收件人」(Select Recipients)菜单

  3. 点击「使用一个现有的列表」(Use an Existing List…)

接着打开刚才的 Excel,选择好表单,点确定

STEP 4:插入动态域

在做这步之前,你先要进入「大纲视图」(Outline View)

把模板中的第一行数据设置为第一级,其余作为内容

随后,把光标移动到需要插入动态域的地方,在邮件选项卡中的“Insert Merge Field”菜单中选择插入对应的内容

STEP 5:一键生成

全部做好以后,在邮件选项卡中的「完成并合并」(Finish & Merge)菜单中,选择「编辑单个文档」(Edit Individual Documents)选项

在自动生成的新文件中,为每个人逐一准备的邀请函就自动生成出来了!

接下来? 该打印打印,该邮寄邮寄。

别人还在慢慢加班逐封编辑文件时,我们就可以收工回家了。