接近年底,会有不少小伙伴们都需要 参加或者组织年会。可是问题来了,无论是邀请客户,同事,还是合作伙伴,每个人的名字和联系方式都不一样,如果不想逐一手动编辑,如何才能用快速的方法 批量做出贺卡或者邀请函 呢?
今天火箭君就来教大家一招。
STEP 1: 做个Excel表
首先,我们要有张被邀请人名单。
一般来说,CRM 也好,在线表单也好,Outlook联系人也好,总是可以导出下面这样一份Excel列表的。 多数情况下,这类数据已经被前人整理成一张 Excel表了,例如:HR会给出公司的同事名单。
一个名单的例子( 以下数据是 Dummy 不是真实数据)
STEP 2:用Word设计模板
接下来,打开 Word,先设计一副模板。关键信息(例如人名啊,电话啊之类)留空
STEP 3:导入数据源
这步很关键,需要我们
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点击 Word 的「邮件」(Mailing)选项卡
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选择「选择收件人」(Select Recipients)菜单
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点击「使用一个现有的列表」(Use an Existing List…)
接着打开刚才的 Excel,选择好表单,点确定
STEP 4:插入动态域
在做这步之前,你先要进入「大纲视图」(Outline View)
把模板中的第一行数据设置为第一级,其余作为内容
随后,把光标移动到需要插入动态域的地方,在邮件选项卡中的“Insert Merge Field”菜单中选择插入对应的内容
STEP 5:一键生成
全部做好以后,在邮件选项卡中的「完成并合并」(Finish & Merge)菜单中,选择「编辑单个文档」(Edit Individual Documents)选项
在自动生成的新文件中,为每个人逐一准备的邀请函就自动生成出来了!
接下来? 该打印打印,该邮寄邮寄。