试试用一种全新的「文件标签」方式分类整合文件吧!

一般我们电脑上的文件都是按 「文件夹」方式组织存放的,也有不少人(比如我以前)就懒得用文件夹分类文件,所以导致桌面变成这样:

用「文件夹」来解决?

用「文件夹」分类文件,很吃力,不仅涉到复杂的「树状结构」,而且修改分类时需要文件在不同的文件夹里移动

由于牵涉到复杂的「树状结构」,我们很难一次性想好这个「树」是什么样的。

用「文件名」来解决?

如果不分类的话,而是好好起一个文件名字,单靠记忆或几个关键字检索文件,倒也不错。但是这样一来,对我们文件命名的要求非常高,检索时「Michael」和「迈克」都不会当作一样东西处理。一般给文件起名时,都是随性的,不可能去翻一遍字典或用语手册。

这是要 放弃治疗?

索性偷个懒,暂时不分类了吧,文件最后就变成了一堆垃圾。

最后结局,就是堆积在桌面或一个文件夹里,很可能是直接拖进「回收站」或者一个叫做「以前文件」的临时文件夹里,装作它们从来不存在。

到底如何管理资料文件?

我们认为,根本解决这个资料管理问题的方案是:抛弃传统文件夹体系,转而使用 文件标签体系 管理资料。「文件标签」是什么?举个例子:

[举例1]

一个喜欢旅行的同学整理自己的资料时建了3个文件夹,分别存储「住宿规划」、「旅游笔记」、「景点介绍」相关的内容

当他想找出所有和「马尔代夫」相关资料的时候,不必再打开这3个文件夹逐一寻找资料,而只需用「马尔代夫」标签筛选所有文件即可:

通过标签一次性筛选出所有「马尔代夫」相关的文件

[举例2]

即便你是按照旅行城市的「文件夹」来编排……

只要通过标签,想要一次性找到「西安」和「伦敦」的「美食」照片也不在话下——

有没有「文件标签」管理的工具?

一个好的「标签化」文件资料管理工具应该:

  • 方便分类

    能够通过预先定义的「标签规则」让各种文件自动快速归类,也可以让我们根据需要给特定文件额外「贴标签」。

  • 高效聚合

    能够 按「标签组合」检索文件,甚至混合 目录/日期/类型 查找聚合文件。

  • 预览文件

    能够 为整理文件的小伙伴提供文件预览图,方便整理,避免我们逐一打开文件check内容。

因此,我们推荐,这家很早就开始倡导「文件标签」理念的 桌面应用:tagLyst Next,「标签式」文件管理系统(Windows / macOS)。

官网:www.tagLyst.com

tagLyst 能干什么?

智能匹配标签,让文件自动归类

例如:我们可以创建一个名为「上海」的标签,这样。所有文件名中包含「上海」的文件就会被自动归到此类下。

不仅如此,我们还可以为「上海」标签,添加同义词,类如:「沪」「外滩」「魔都」……

这样一来,以后我们文件名中如果出现这些同义词,也会被归到「上海」标签下面。

这样做的好处是,以后如果我突然蹦出一个念头来,就不用逐个文件去检查如何归类了,只要修改一下规则,例如:只要几秒钟添加一个同义词,所有文件名含「陆家嘴」的文件也能被「上海」标签检索到了!

可以单独给文件贴上标签

有些内容也许文件名里没有直接体现出来,或者只有我们自己心里知道,例如:当时的心情,进展的状态,评价的好坏……

这时,我们可以指定文件进行「贴标签」。

「贴标签」时,我们既可以从已有的「标签组」里方便的点击选择,也可以自己输入一个全新的标签,甚至是 Emoji作为标签!

结合标签组贴标签,点选几下即可,还是很方便的

配合标签组合条件检索(类型,目录,日期)

有了「条件检索」,各种文件能够瞬间聚合到我们眼前!

例如 :我想看一下 上个月「上海」的照片图片,也就易如反掌,只要选择「上月」条件,「上海」标签,「图片类型」条件, 这三个条件就能帮助我们快速过滤所有文件!

支持预览主流文件格式的预览

什么 excel, word, pdf,图片,文本, 甚至现在流行的Markdown都可以直接在tagLyst里预览!这样一来,检索到的文件,也不用逐一打开确认内容,直接在tagLyst「资料库」内轻度浏览即可。

最后

总的来说, tagLyst 特别适合有一些文件需要管理的小伙伴们。

无论是工作还是生活中产生的文件,

如果不再希望总是堆在一边,每次痛苦地重新整理,如果希望从积累的文件中产生出新的价值,tagLyst 是一个理想的选择!

www.tagLyst.com