我们是否需要需要一块实体「看板」呢?

近期云笔记老厂「印象笔记」出了一堆文具周边产品(算不算“不务正业”😂?),其中有一款让人眼前一亮。

实体规划「看版」(planning board)

看上去很美,能钉个备忘,能放日历卡,能贴照片,甚至可以划分区域,做成任务看板,或者绕上两圈连线做成一个关联图看板。

是不是有剁手冲动?不过火箭君觉得,在剁手之前最好问问自己「为什么」需要实体看板?恰好,火箭君对 规划版/看板类工具 曾经略有研究,今天恰好借此机会把火箭君的一些观点和大家分享一下。

什么是「看板」?

「看板」最早就是一块记录公开信息的地方。 「看板」这个词来自于日语 Kanban,居酒屋的「看板」就是门口或墙上的一个个公开价格和菜式的地方。 日本的丰田工厂将「看板」作为生产管理工具,让车间所有人可以通过一块公开的「看板」看到生产状态,生产是否可以继续,哪里出现了问题。

除了工厂,在许多普通公司的办公室内「看板」也被有意无意的使用,(幼儿园小红花榜)销售业绩榜,任务指标板,备忘事务看板,任务进展看板,有些公司还有人员外出情况看板。

后来,随着 现代互联网效率工具的崛起,像 Trello/ Temabition/ Worktile 之类「看板App」也逐渐成为了新兴公司的重要任务管理工具之一。「看板」以多种形式演变,成为 所有希望提高效率的人们眼中,不可忽视的选择。

Trello/ Temabition/ Worktile

个人为什么需要实体看板?

如果我个人剁手买了一块实体看板,究竟是为什么?

纯个人用途

如上文所述,「看板」需要被公开看到才有意义,而且一般指一个团队/一个车间/一群顾客 等多人场景时才有意义, 否则就真的是一块板。

传统的「看板」几乎是最简单的信息状态发布场所。 但如果没有「多人」,为什么还要发布信息?哪怕主妇在冰箱上贴一个便签「今天加班不回来做饭了」,也是为了向其它家庭成员发布信息,如果是自己一个人,能不能回家吃饭心里没有什么数吗?问题是,真的加班的话家里肯定没人,那么提醒谁呢?实在有需要提醒备忘的事情,打开手机设置「定时通知」不是更好吗?

因此,这块「看板」如果是纯给自己个人看的,那就显得很诡异了。 尽管如此,火箭君觉得对于某些个人还是有价值的。那就是「看板」增加了个人记录备忘的复杂度,但是换取了更高的可视度,因此这个过程叫作「增(mei)强(shi)仪(zhao)式(shi)感(zuo)」 (我还有另一个和裤子有关的词形容,但不太雅观)

个人社交需求

「实体看板」虽然是个人买的,也是个人在上面发布信息,无论是任务备忘条还是自家宝宝照片,这个并无定式。但是,这块看板往自己办公桌上一放,就不再是给自己看的了,这就是向周围人发布信息了。

我们可以把它作为一个实体「朋友圈」,晒房晒车晒娃,晒马尔代夫海景,晒布拉格广场的鸽子,要是能够加上点赞按钮就更好了。

我们可以把它作为一个「FAQ告示栏」,有人想来问无聊问题的,先看看告示板,自己解决去,比如 IT HELPDESK 工作人员就会想到,把常见问题贴在板上,「问:软件打不开,怎么办?答:重启电脑。」

我们甚至可以把它作为一个「讯号塔」,通过贴满黄色的「便签纸」向周围人以及有意无意的老板目光发布「我很卖力」的讯息。

实体看板的优越性在于:够大够高,容易夺人眼球。一堆任务备忘/美图照片 如果记在自己手机里,又有谁会看到?

小团队为什么需要实体看板?

首先,火箭君想说,「协作管理」是很多小团队都面临的问题,而「看板」是个很理想的轻量解决方案。 小团队流程灵活,信息多样,没有什么定式,甚至一直在变换。 「看板」恰恰提供了相当「够用」的解决方案:

可视化管理

所有信息在看板上一目了然,而且形式可以多样,可以是图片,数字,或者是「磁贴标记」,甚至是一个业绩计量表。

团队协同性

让团队成员及时了解任务进度,案件的状态,或者业绩指标,避免大家反复低效沟通。

低成本

无论是实体看板还是「看板App」都很便宜,比起大型公司某些复杂业务部门,动不动要上一个ERP,流程控制系统,「看板」简直是白送的一样。

因此问真正的题在于, 为什么是「实体看板」,电子看板App,不会更好吗?多数情况下,除非不能配备电脑网络,效率上一般是 电子看板App 更好。

然而,这里需要提到的是,实体看板由于暴露在空气中,暴露在所有人的目光中,也许能够更好的起到「激励」「施压」「监督」的作用。

例如:一块销售业绩看板,就能非常直观的告诉大家,谁是这个月老板会拍肩膀的人,谁拖了整个团队的后腿,谁离XX已经不远了……

火箭君个人倒觉得,这种激励和压力可能都是很有限的,但是管理学上认为 增强「同侪监督」是一种有效的管理手段。

另外相对积极一点的用途,包括火箭君自己也在用,未必要正儿八经的软木「看板」来实现,普通的黑板白板都可以。 那就是:把最近一些任务的目的,一些过程分解在版面上,让所有人有困惑时可以一抬头就看到这些内容,明确自己的目的,加强「使命感」,当然一旦到达「XX感」(像前面的「仪式感」)总有玄学味道在里面,所以个人觉得也用途有限。不如索性放些团队照片,成果照片之类,增强大家的「荣誉感」(所以又是「XX感」)。

这种自然随意的看板最好,千万不要刻意

最后

不可否认的是「看板管理」的确很有用,尤其是对提高团队生产力而言。但是在「电子看板App」兴起的今天,采用「实体看板」则有些微妙的「弦外之音」。 但似乎都和某种「XX感」有关,可能是为了「仪式感」「荣誉感」「使命感」甚至「压力感」……

最后,火箭君非常相信:「实体看板」一定有更好的用途,只是限于个人有限经验还没有挖掘出来,如果恰好各位有什么好的实践,请不吝赐教留言分享给大家! 火箭君在此提前给出诚挚的感谢!