比起传统的视频会议,有人更喜欢生动的「异步沟通」#猜猜是谁

说到远程视频会议,大家会想到什么? 例如:

  • 上半身西装,下半身睡裤,端坐在摄像头前
  • 在电脑前听取别人讲话,却总逮不到发言机会
  • 忘记关掉静音和摄像头,结果变成直播撸猫(?)
  • 漏听什么内容,也不好意思当场打断,只能环顾左右而言它
  • 网络卡顿,只能听到断续的破音,反复说,你再说一遍

总的来说, 传统视频会议就是一个真正的「会议」,只不过运用科技手段,让大家不用「肉身在场」而已。但是会议的「实时性」和「同步性」是少不了的。

有些视频会议软件,例如「某书」,已经可以做到 自动生成会议字幕, 自动记录并回放,甚至产生会后记录。 火箭君个人认为这是一大进步,因为这部分打破了传统会议沟通中 死板的「同步性」。 关于「同步沟通」和「异步沟通」,可以参看火箭君以往的文章。

而像 微信聊天,电子邮件之类的纯「异步沟通」,虽然让我们的沟通变得更加灵活,但是缺乏会议沟通的「生动性」,很多时候我们未必能get到一段消息的重点(也可能是表达者的问题)。

现在有了一款工具可以将「异步沟通」变得更加生动,完全打破了我们想象中的方式,例如: 发段消息,发封邮件,发个配字截图,发个语音留言 ……

这款工具创造生动「异步沟通」的工具,名叫 Loom

Loom

Loom 是一家海外创业公司的产品,公司成立于至少5年前。早期 Loom 推出了一款基于Chrome的插件,可以协助录屏。在2020年全球疫情期间,远程办公,远程会议 成为了一种新潮流,包括 Zoom之类 的视频会议 app 获得了大幅的关注; 而 Loom 也受益于此,虽然不是视频会议,但提供了另一种远程沟通的途径,深受当时的知识工作者以及创意工作者的欢迎。

我们来看看 Loom 到底可以干什么。

简单来说,Loom 可以录制一段 非常生动的「视频消息」,让我们把它发送给同事。

一个 典型的 Loom 消息视频 像下面这样,一般包括:

电脑动作录屏 + 讲解人的视频

这种视频消息,让我们感觉更像是在看一个主播的视频片段,或者一个小型纪录片。 得益于「直播文化」和「短视频文化」的兴起,目前大家明显能更好的接受这种消息形式,其生动程度远超传统文字。

另外,Loom 也支持大家对视频消息进行即时的反馈,大家可以点赞,发表情 (和投币,不,其实不能投币)

Loom 起初的用途可能还是偏轻量。但随着近来网络的发展,视频文化的兴起,加之疫情影响下远程办公需求大增,所有这些融合在一起,形成了 Loom 的爆发。

Loom 在生产力方面已经有了很大的应用,例如:

  • 代替一些「远程会议」,安排任务事项
  • 进行 远程销售,远程宣讲、产品演示
  • 进行 远程培训、形成企业知识库

官网还提出了可以支持 程序员的协作代码 review。我瞬间想象到,通过Loom不仅可以指出代码的 bug问题所在,还可以直接在视频上开骂,把自己的头像视频就拖放在bug代码边上,效果尤佳 ……

关于,录制的消息如何分发来看,Loom 已经考虑的很周到。 每次生成 Loom视频消息后,会产生一个链接。 用户只需要将链接分发给接收者即可。 接收者无需安装什么特别的软件,点开即看。

最后

由于火箭君个人对各种长篇大论的「老式会议」怀有天然的反感,Loom 这种「短平快」的「异步沟通」就显得非常有吸引力。说不定,未来会有更多更丰富的「异步沟通方式」,真是值得期待。

Loom 官方地址

https://www.loom.com/

说句题外话,Loom 的投资人里有 a16z(Andreessen Horowitz),a16z 最近有一篇探讨「云在企业应用中的成本」也挺有意思,数据翔实,分析在理,有兴趣可以自行搜索一看 (www.a16z.com)。

现代和传统的妥协,纸张表格填写的电子化工具#猜猜是谁

写此文时,火箭君的心情是很复杂的。我个人非常不喜欢那些传统流程,其中填写纸质表单(包括签字盖章)是其中之最。 然而我个人也明白很多时候没有更权威更有效率的工具时, 尤其在过去十几年甚至几十年里, 纸质文档的流转反而是最有效的手段。 尽管如此,我个人还是非常不喜欢纸质文件,相信各位可能至今还会或多或少有一些需要这类 真正字面意义上 paperwork 的场合。

我不喜欢的原因在于,「纸面表单」的几个天然缺陷:

  • 信息录入效率低 (手写)
  • 信息采集效率低 (需要有人专门录入到电子文档)
  • 信息审批效率低 (盖章签字,需要纸面传递)

一直以来,有不少 所谓的 ERP ,OA 工具其实就是在解决这些纸面流程; 我个人觉得有进步意义,但是可能会太狭隘。 直到一些泛用的电子效率工具出现,这才算见到一点摆脱纸质表单的「曙光」。

例如:在线登记表格,X数据 之类,这些都能很好的收集并统计数据,省去了大量人工后期录入。 又比如 一些审批工具,允许对电子文档使用电子签名,形成可靠又高效的电子化流程。 又比如:一些扫描识别工具OCR,可以自动将纸质表格转换为电子表格 ……

总之,我们现在正处在传统流程向现代工具过渡的时间点上,有些地方可能快一点,有些地方(我不想点名)会慢一点(何止一点)。

今天要介绍的工具,其实更像是 现代工具和传统流程的「妥协」,既保留了原始纸质的部分,有创造性的解决了一些电子化的问题。

这款工具来自大厂 Adobe。

Adobe Fill&Sign

Adobe Fill&Sign 按照下面的流程,可以部分解决传统纸质表单填写和签署的低效率问题:

(1)手机扫描纸质表单

首先,如果我们面前有一张需要填写的表单,我们可以通过手机设备拍照扫描下表单。 表单会在手机里经过处理修正后,成为一份「电子扫描文件」。如果已经是电子文件了,也可以直接添加到App内。

(2)快速填写电子表单

有了电子文件后,App可以让我们在文件的指定位置,通过键盘键入填写信息,快速输入信息。

我们也可以事先准备好一些常用的填写内容,填写时我们直接套用上去即可,例如:姓名,电话,住址,公司抬头 …… 这样连手动逐字输入都省略了。

(3)签署文件

我们可以用 手指或数字笔(例如:Apple Pencil)在屏幕上,对电子扫描件进行签名。 我们也可以预存下签名或者印章图案,在需要签署时选择进行粘贴。

(4)保存或打印

这时,我们就有一份已经填写过或者签署过的电子文件了。我们可以把它保存为 PDF(Adobe 家的标配)或者 打印出来使用了。 多数情况下,如果需要纸质归档,一般会要求打印出来,如果只是给对方确认(例如:公函)直接发送电子文件就行了。 省去了原来传统流程里再扫描发送(或传真,好古老)的过程。

最后

Adobe的这款 App 基于移动设备,这使得填写和签署变得非常灵活,只要网络许可,不用受限于办公室,我们可以在任何时候,任何地方进行填写。我们可以在 主流的 App Store 通过 搜索 Adobe Fill&Sign 找到, 支持安卓和苹果 iOS。

如果,我们的企业或机构已经实现了全面电子化,那么 Adobe Fill&Sign 反而显得毫无用处。但是,如果我们周围的流程依旧还是大量依赖纸张,那么这款工具恰恰能帮助我们顺滑过渡到电子化。 因为,使用这款工具时,用户习惯还是更接近纸张的感觉,得益于此,流程的电子化转变不会显得突兀。

退一步,即使如果我们内部已经实现了完全「无纸化」,也不能保证大量对外的事务会用到纸张流程,这几乎是一定的,因为不同单位不太可能对接各自的接口,只有纸张(关键要签字盖章)才是古老天然的信息接口。 因此,或多或少,Adobe Fill&Sign 也是挺有用武之地。

题外话,App 会提示注册 Adobe ID。但实际上无需注册就可使用, 注册过程可跳过,除非我们想运用 Adobe 提供的 document cloud 服务。 话说回来,一般的用户也是用不了这套服务的,因为不可描述的访问性问题。