快速恢复工作的「上下文」,一款高效的Chrome书签工具#猜猜是谁

火箭君的很多事情都是在浏览器内完成的。 一方面,互联网上有用的信息如此之多,要靠浏览器获取;另一方面,各种 Web App(海外为主) 已经覆盖了各种用途的生产力,浏览器本身就是一个新的工作平台。

我有时甚至觉得,对于很多知识工作者,一台电脑只要配备一个「现代浏览器」(Chromium 内核)应该就能胜任大多数任务了。 这可能也是国外 ChromeOS 系列设备还有一点市占率的原因吧。

然而,使用浏览器工作的一个显著问题是,网页开多了后,会出现组织杂乱的情况。 这时要再开一个新的Tab的话,感觉就会更乱了;回头去整理Tab吧,似乎又不是当下能做的,最好是有空的时候慢慢筛选整理,保留下有用的网页,其中一些还要网页永久收藏。

浏览器自带的「收藏夹」功能可以一定程度上缓解这个情况。 不过即使「收藏夹」,特别是基于「文件夹」结构的收藏夹,也会出现组织杂乱的问题。 当我们书签数量达到 50+ 的时候,书签的组织形式 就很可能需要引入新的机制。

「收藏夹」中的书签数量之所以会变得庞大,不单单是因为我们需要记下一些有用的网页。需要永久(长期)保存的网页资料,我觉得一般都可以转入笔记或其它文件归档保存。在火箭君这里,「收藏夹」保留的是:

  • 一些网页入口(比如:Unsplash 查询的入口)
  • 一个工作场景下的N个网页组合,需要被同时打开(比如:Google Docs/TheVerge/A16Z/…… )
  • 也可能是一份「待读清单」

因此我发现,一个好用的书签工具,其实不单单是「收藏」,更像是浏览器中的工作场景管理工具

今天我就要介绍一款自己正在使用的高效书签工具,Toby

Toby 登场

保存恢复「上下文」

「上下文」在很多时候并不是指字面上的「上文」和「下文」。我觉得这是一个文化差异引起的误解。

我这里所谓的工作「上下文」(context),一个比较浅层的解释是:我们工作中环境和背景相关的那些因素。 具体来说,比如基于浏览器的工作环境中,哪些网页Tab正被打开使用,就是一个典型的「上下文」。 当然,我们如果开了很多桌面程序,那么这些应用程序的打开状态和运行时信息,也构成了一种「上下文」。

回到我们的 Toby 来看,当我们要 切换一个工作场景时, 可以将此时的 浏览器网页 Tab 状态,快速保存下来,等到下次再来工作时(例如第二天早上),我们就能快速恢复出「工作场景」来。

在 Toby 中,这个网页 Tab 的组合,被称之为 Session,我们可以用 Toby 一键 【Save Seesion】。

Seesion 会被保存在一个 Collection 中。 Collection 相当于一个书签文件夹,以后我们可以一键恢复 Seesion,也能慢慢整理归类。

细致的书签分类管理

如果说,只是批量保存书签,那么 Toby 和 浏览器自身的「收藏夹」功能也不过接近而已。 Toby 对于 保存到 Collection 的书签可以进行更细致的管理。 整体思路和浏览器的树状结构截然不同。

Toby采用的是有限层级,我们无法创建无限深度的子文件夹。首先,我们可以看到多个 Collection,每个Collection可以保有多个书签,多个Collection 又可以组成 分组,多个分组可以形成 Workspace。但也就到此为止了。

Toby 对网页标签的跨分组拖放和排序都已经实现,而且可以按多种视图展现书签排列。多个 Collection 的书签可以进行合并和导出。

比较惊喜的是,Collection对 星标,和 tags 也提供了支持,对于分组分类来说又多了一个有力的手段。多少弥补了些不能无限生成子文件夹带来的潜在分类问题。

协同分享「上下文」

Toby 不仅在组织分类书签上下了番功夫,而且可以让我们和团队成员一起管理和使用书签。 刚才上文所说的 Workspace 也可以理解为一个团队,或者一大类工作的场景,可以将其中的分组和 Collection 按照一定的权限 给其他小伙伴一起使用。

通过这种方式,我们也就间接实现了 工作「上下文」的分享。例如:

  • 分享给同事 正在协同处理的 调研参考资料
  • 给团队成员共用的 Web App 工具组合

实际上,说到协作,单单共享 网页书签,还是远远不够的,Toby 可以 共享一些 简易 Notes (像便利贴)混合在 Collection中。不过这个 Note 功能真的只适合简易的临时用途,不用太当真。 我相信大家的协作沟通,一定会发生在其它工具里面(Slack,飞书,微信,钉钉,邮件……)。 这就不是 Toby 能力范围所在了。

一些遗憾

  • Toby 会将我们浏览器的「新标签页」作为书签管理页,我一开始有些不能适应。貌似 Toby 也提供了一种轻量版本(TobyMini)可以避免这个问题。
  • Toby的高级功能(例如:共享书签)需要注册账户才能用,虽然目前是注册是免费的,不过这个趋势像是要奔着订阅而去的样子。 我只希望个人使用免费就好。
  • Toby 更多在分组管理上下了功夫,但在 Tab的快速唤起,高级搜索,URL功能绑定 等方面做得不是很好。这点我觉得,因人而异,每个人有自己的工作习惯,也有不同的个人偏好,需求肯定也不一样。

最后

Toby 是一款理想的网页书签工具,如果我们主要的工作流基于浏览器的话,那么Toby 也是一款不错的工作「上下文」管理器。

大家如果对 Toby 感兴趣可以免费一试。 其实,类似的书签工具,我这里也发现了不少,各有侧重,如果大家喜欢这类的工具,以后可以陆续介绍。

Toby 官网

https://www.gettoby.com/

另一种 All-In-One 轻量任务管理,从思维导图开始,到看板,再到清单 …… #猜猜是谁

我们今天不谈 乐高积木 那种 All-In-One 笔记,我们来看看另一种形式的 视图结构上的 All-In-One。

当我们脑中有一个想法,要开始付诸实施时,或者和团队一起协作时。 我们大致会经历这样几个过程。

  • 分解想法,从想法分解成目标,子目标
  • 分解任务,围绕目标,分解出任务,安排任务的执行人
  • 检查进展,查看任务完成程度,看看是否需要重新分解,或补充新的资源
  • 完成所有任务后,归档项目,供以后参考

其中,和「分解」相关的那部分,用 脑图或者大纲(两者其实是一样的结构,不同的形式)非常适合。 而「检查进展」的那部分,用 看板或清单 比较合适。 至于归档,那就需要把刚才计划的部分和执行的部分以及所有相关材料导出备份到一处。

一般来说,分解类的工作或者进度管理类的工作会由不同工具完成的,因为不同工具各有所长。但如果我们只是一个小型的工作项目,或者个人的临时项目,很可能我们不会愿意把事情搞得太复杂,也不想卷入太多工具,这时一个 All-In-One 的管理工具就很有价值。

今天我们要介绍的就是这款 多功能的任务分解和管理工具, Taskade

Taskade 登场

这是一款 多功能全平台的任务管理工具,上手就可以免费使用。

Taskade 主要的特色在于: 多结构的视图切换

我们知道,有些清单工具(例如:Todoist)已经实现了 看板和清单的切换,有些大纲工具(例如:幕布)已经实现了脑图和大纲的切换,而 Takade 不满足于此,它可以在 几个视图内自由切换。要注意的是切换 不是 混排,因此内容还是一样的,只是展现的结构不同而已。

Taskade 目前支持5种主要的视图:

上图自左往右分别是:

  • 列表
  • 看板
  • 操演(表格)
  • 思维导图
  • 组织结构图

我们逐个来看一下:

(1)列表视图

这个视图很像一个富文本的大纲笔记工具, 支持很多格式,包括嵌入图片和视频。当然少不了给任务打勾的 checkbox。 个人觉得很适合 子弹笔记。

(2)看板视图

这个视图下,任务在看板之间的拖动变得更加方便。Taskade 的逻辑是将列表中第一级标题(H1)下的内容作为一块块独立的看板呈现出来。而二级及以下标题的结构仍旧会以大纲的形式被保留下来。 因此,我们可以在一块看板里面继续看到多级展开的子任务。

(3)操演视图

这个视图结构上是一个表格,不过实际作用在于将任务的一些属性一起罗列了出来。 每个任务 可以有:

  • 截止日期
  • 指派人员
  • 备注
  • 嵌入资源(上传文件,Youtube,Loom,Figma ……)
  • Emoji 状态
  • 计时器

如果我们常做项目管理,这类属性或多或少都会用到。火箭君觉得 这个 表格视图 考虑得真是太周到了。

思维导图

这个视图模式大家可能很熟悉了。,用户可以从大纲转成思维导图,就不多说了。

组织架构图

这个视图就是竖起来的思维导图。 我其实根本不介意 「上下布局」还是「左右布局」的思维导图。 但考虑到一个具体的组织里面, 有些人还是比较在意上下位置关系的,所以组织架构图都是这种自上而下的树状图。

额外的一些特点

Takade 为初次上手的小伙伴们 还提供了 一些模板,防止大家不知道用它做什么好。

在多人协同方面,Taskade 也有不错支持,除了刚才提到的备注沟通,还支持一些高级的团队功能,诸如:权限管理,版本历史,共享日历绑定,单点登录(企业级应用)。这些高级功能都是要额外付费的,但是前面提到的基本功能都是免费的。

最后

我个人挺喜欢这款应用的,我以前经常有些小的想法时,要在A工具里面分解,把任务誊写到 B工具里面管理执行,现在有了一个 All-In-One 工具 就会非常顺手。而且,对于个人来说,免费版本的也已经够用了。

海外对 Takade 的评价也比较高,少数负面的评价在于 界面虽然清新但有点childish。我个人觉得,导出还是不太顺,貌似只能通过打印功能间接的导出到 PDF,不过考虑到项目里有附件备注等复杂结构,想要简单的导出或归档到文件也的确不太容易。

尽管如此,我个人觉得轻量级的项目或任务管理中,毕竟提供了很多便利,值得大家将 Taskade 拿来一试。

官网地址

https://www.taskade.com