【译】知识管理 和 生产力工具 的「安慰剂」?

本文译自 A Placebo for Knowledge & Productivity Management?, 原作者:Yousra Fayed (原文链接在文末),有部分编辑和节选。

火箭君读到此文时,颇受启发,觉得文章指出了我们一些容易陷入的误区。特别是针对「生产力工具爱好者」而言,其中仿佛看到了不同阶段的我自己。

当我们想要学习一个「XXX知识管理体系」,或者上手一个全新的 「XXX App」时,我觉得大家可以更多的带着一种「审视」或「启发」的眼光来看,而不是沉醉于「安慰剂效应」。

以下为译文正文:


在大学期间,我会坐下来制定任务时间表来管理我的学习,每次在制定计划时,常常能感到一种巨大的成就感,即使我还没有做任何事情。我的日程安排越复杂,颜色越鲜明,我对自己的感觉就越好!

我发现,这和医学资料中记载的「安慰剂效应」完全一样,患者仅仅通过感觉接受了治疗,就会产生一种虚假的改善,而不管这种治疗是否真的有效。

最近这些天,我总回想起那种制定计划 = 完成任务」 的感觉,但是这次的来源和以往不同,以前的成就感源自于我排出复杂列表的能力,或者购买了新的彩色记号笔。这次,我的成就感来自于管理个人知识和生产力时,采用了精美而又复杂的App!

在浪费了大半天的时间后,我在App里解决一个自动化快捷方式的问题,我这时竟然觉得自己真的已经完成了一些事情。但问题是,解决的这个问题根本不是我今天要做的事情。

这跟「安慰剂有什么关系?

就像我们期待接受疼痛治疗一样,大脑会做出反应,改善我们的情绪,释放止痛的化学物质。操作我的任务和笔记App时,似乎有同样的效果,App能提升我的情绪,让我在完成任务方面感觉良好,即使我真的只是刚开始任务而已。

我们可以在任何一天中,自己就能测试到这种现象!

比如:只要在任务管理App中记录一些非常简单的行动,这些行动甚至不一定与我们想要实现的任何重要目标相关,可以是大家默认会做的事情,吃早餐或者遛狗之类。现在,把这些动作任务一个接一个的划掉 … 这种划掉任务的感觉怎么可能不好?

我们一直都有这种感觉

在过去的几十年里,出现了大量的书籍和方法,承诺各种各样的自我提高,使你更苗条,更快乐,更健康,更有效率,甚至更有知识。这些书籍和方法的成功实际上可能很大程度依赖于我们的 成就感,当我们觉得自己已经找到了答案,就会产生成就感。至于我们是否遵循了这套方法,产生了效果,那是另一回事情。

例如,在冰箱里存放「健康食品」ーー 这取决于我们决定遵循哪种饮食计划ーー单单存放的感觉就已经很好了,即使我们实际上还没有吃那种食物。我们甚至可能去订一些披萨,来奖励自己采取了 存放「健康食品」 这个伟大的步骤!

同样,买一本关于提升效率的书,使用一种特定的知识管理方法,或者创建一个巨大的待办事项清单,这些都会让我们感到非常非常满足,即使我们可能还没有采取任何行动。

现在是 「技术流」登场了

我最近看了一个对 David Allen 的采访,他是 GTD 生产力方法的创始人,采访者问他关于他目前使用哪个App来应用 GTD 方法,Allen 回答说,他使用了一个定制版本的 Lotus Notes。如果我们出生在1990年以后,我们可能甚至不知道那是什么。Lotus Notes 是一个古老的软件(如下图),是电子邮件和待办事项列表的组合。它主要用于企业沟通,我不认为它是如今常用的(火箭君注:其实不少大公司还是几十年如一日的使用 Lotus组件),但旧习难改,仅此而已。所以,我们看到 Allen 没有使用其它的新型应用程序。这再次提醒我,被大家吹捧上天的 尼古拉斯•卢曼(Niklas Luhmann) 也不过是用几个纸板箱和纸质卡片来管理他所有的笔记。

我想知道 Luhmann 或者 Allen 会怎么看待这样一个事实: 现在有一些花哨的生产力和知识管理的App,居然需要我们参加一门课程,居然需要学习如何这样那样,甚至Coding,我们才能在任何程度上熟练地运用App。

我觉得,我们其实错了过重点。

GTD 方法和 Luhmann 的卡片盒子,其真正的威力从来 不在于系统的复杂性,而在于它的简单性

把各种复杂的层次添加到 GTD/卡片盒子的原始系统中,这是没有意义的。这不仅仅是增加一些无用但花哨的小打扰,它们实际上会在几个方面造成真正的伤害:

(伤害1)安慰剂效应

我们可能会迷失在组织系统的复杂性中,或者对自己已经掌握了系统的复杂性(比如:学会操作一个新型App,学会了一个XX方法论)感到满意,但未必意识到在使用XXX之后,其实并没有提高我们的生产力或知识。也许我们衡量成就的进度,本来就是基于系统的复杂性,而不是其内容的有用性。 换言之,这就是本文最早所说的「安慰剂效应」。

(伤害2)时间

学习如何使用一个复杂系统,需要时间,或者因为系统的复杂性,产生的一些「摩擦」也会耗费时间,或者像我的情况一样,因为复杂性总是意味着更多的事情可能崩溃出错,耗费更多的时间。

所有这些时间本来可以用来真正的学习或者完成任务!

(伤害3)注意力

注意力是一种稀缺资源,我们的大脑会努力去管理它,如果花费太多的注意力去思考如何保持系统更新和信息组织,那么这些珍贵的认知资源就会偏离手头的真正任务。

所以说,重点是?

重要的是 内容的质量,而不是我们使用的应用程序。在 GTD 的情况下,重点是如何准确地描述和澄清自己需要完成的事情。至于某些知识管理,重点是如何归纳出相关性和简洁的要点,让笔记关联和分类以便他们可以更有用,即使在未来我们已经忘记了原始材料的其余细节。

这些重点的事情,都与任何具体的 软件App 或 硬件无关。关键是:是我们的思维过程在驱动这些事情,而不是App,因此这些事情或内容肯定会有多种形式存在。这些形式越简单,它们就越灵活,越有弹性。

我不否认,数字化这些知识的生产力系统,给大家提供了一个很好的机会,使内容更易编辑,更易搜索,更易备份,并能随身携带到任何地方,除了这些基本要素以外(实际上文本文件和文件夹已经做到了大部分),生产力App 需要证明自己是不是徒添了复杂性,进而由复杂性带给我们「安慰剂效应」。

或者像爱因斯坦总结的那样:

Make everything as simple as possible, but not simpler.

原文出处:https://medium.com/@yousra.fayed/a-placebo-for-knowledge-productivity-management-ffae24c6201a

火箭君感想:那些不标榜应用了一套复杂方法的App, 可能才是真正的英雄,虽然比较低调。 比如:保持轻量无压记录的 Flomo,就是很好的例子,复杂的记录过程并不能代替我们思考,所以我们不妨把精力节省下来,用于思考和提升内容质量; 让App来辅助我们,而不是让App来主导我们。这样我们才能规避「安慰剂效应」产生。

花里胡哨的自嗨总是廉价的,真正的提升往往于无形之中。

Windows11 自带的语音输入功能,有多好用?

在电脑上进行语音输入,一直以来是很多效率人士所追求的目标之一。

就在近几年,罗老师 的TNT(Talk N Touch)也号称要将语音输入作为一种「颠覆式」的人机交互手段。虽然,最后大家觉得这很扯,而且TNT用起来也很麻烦,但多少也激发了人们对语音提升输入效率的一些想象。

事实上,在专门的文字输入的场景下,例如。记者/作者/媒体编辑,或者需要制作文字报告的商务人士,对电脑进行大量文字输入是不可取代的工作之一,这时语音输入,就有很强的优势。

很久以前 IBM 有 ViaVoice 之类的专业语音输入工具,后来各种「输入法」也 逐渐融入了语音识别的功能, 再后来, 像 macOS,Windows 也逐渐融入了 语音识别 和 语音助手。

现在, Windows11 已经自带了语音输入,直接可以通过快捷键呼出,无论在哪个App 里面,只要有文字输入框就可随时使用。非常方便。

Windows11 的语音输入

在 Windows11 中,只要按下 Win键+ H ,系统就会立刻跳出一个语音输入的「悬浮窗」。当悬浮窗中出现 跳动的麦克风图标时,或者提示 Listening 字样的时候,我们就可以对着电脑说话了。Windows 会自动把语音转译为文字,显示在在我们的文字输入框里。

在 Windows 听写文字输入时,我们只要按下键盘上的任意一个键,语音输入就会被立刻打断停止。如果被键盘动作打断时,还有部分语音识别未完成,文字也未上屏幕的话,那么就再也不会被显示出来了,就像被「掐断」了一样。从这点来看,语音输入,更像是一个辅助功能,而键盘动作的优先级仍旧最高的。

值得一提的是,Windows的语音输入似乎比较聪明,可以进行 中英文混合识别 输入。

例如我现在说:

  • Tesla 似乎没有使用 Google和Microsoft 的核心地图技术」。这句话里的英文公司名称都可以被准确的识别出来。 又如:今天我去IKEA买了一些家具 里面 IKEA 就被很好的识别保留了下来。
  • Schedule time for this particular thought 。这样的纯英文短句也能被大概率识别。更长的句子可能就不行了。

另外,设置里面,系统还提供了「自动标点符号」之类的功能。

一些感想

  • Windows11 的语音输入已经非常成熟。无需事前训练,之前 Windows 还要让大家朗读几个例句让电脑识别我们的声音,现在已经不需要了。而且基于操作系统级别的集成,响应非常迅速,随处可用,随开随用。
  • 中英文的混合语音输入特别优秀。 really amazing。但更加适合说混合的长句,而不是短句和单词。
  • 对麦克风的拾音性能和电脑的联网能力有一定的要求。(可以在Windows的设置:系统》声音》属性》麦克风 里面配置)
  • 需要一个安静的私人空间。如果在嘈杂的大办公室里,效果肯定是不理想的。这点 和 当年TNT 所遇到的境况是一样。
  • 语音输入不能取代文字编辑,标点符号的运用也不尽如人意。 最终,还是需要我们逐字去校对和编排。但即使如此,也已经省去我们很多的手动输入过程了,节约了不少时间。
  • 我觉得,先口述一个大纲,再口述补充内容,然后再手动编辑,有可能是一个潜在的最佳实践。

最后

当热,macOS也有语音「听写」的能力,类似 Windows11 的语音输入。默认似乎是关闭的,我们可以在键盘的偏好设置里面打开并选择语种,然后就能和Windows一样进行语音输入了。

最最重要的是,所有系统下,「语音输入」面临的问题可能都是一样的,我们需要一个私密安静的空间(独立办公室?),这才是目前来看最珍贵的资源。