Excel+Word,你的数据整理术

由于数据源的种种问题,我们在工作学习中必须要在对原数据进行必要的处理和整理后,才能对数据进行进一步的分析和利用。这期,火箭君就介绍给你一种数据整理的方法。

原始数据

上图是一组原始数据,包含了[月份][地点]两列。但是[地点]一列数据显然非常不利于编辑和之后的处理。但又有什么办法才能把这份原始数据处理成下图式样呢?

处理方法

第一步

复制除了标题行的所有数据,至Word中,并且只保留文本。

第二步

打开word中的替换功能,将顿号“、”替换为“^t^p^t”。 什么是^t和^p?你肯定会心升疑问。不知道你还记不记得上回我们在《[Excel]当lookup遇上通配符》一文中,讲到的通配符的概念。实际上,^t和^p也是一种通配符,其中:

  • ^t 表示制表符,相当于按下了键盘上的Tab键

  • ^p 表示段落标记,相当于按下了键盘上的回车 因此整个替换过程变成: 1.选中顿号”、” 2.按下一个Tab 3.按下一个回车 4.按下一个Tab 这样就变成下图的效果了

第三步

将替换完的数据复制黏贴到Excel中。

第四步

在选中A列的基础上,按下F5,在定位条件中选择“空值”

第五步

在选中所有空值的基础上,输入公式”=A1″,再按下Ctrl+Enter。 解释下Ctrl+Enter: Ctrl+Enter本身可以实现快速填充相同内容。比如选中若干不相连的单元格时,输入0,再Ctrl+Enter则可以实现给所有单元格快速输入0。

而在上述的案例中,当在选中所有空值后,输入公式=A1时,该公式会首先出现在A2单元格中。因此,程序会认为你需要在所有被选中的单元格中输入一个等于其同一列上一行的值。最终便实现了我们要的效果。

最终

加上表头,这样变快速完成了数据的整理

本文的关键功能:

  1. 利用通配符进行查找替换

  2. F5定位

  3. Ctrl+Enter 各位小伙伴若还有兴趣,也可以进一步去挖掘这几个功能的更多应用场景。