让你和你的团队效率爆表,脱颖而出!试试无痛工作流吧 #不上破系统 #不搞傻流程 #不乱翻文档

  1. 今天我们会讲一个关于美女红酒顾问Janet的效率提升之路,但在这之前,我们还是忍不住要吐槽一下那些痛苦低效的工作流。

吐槽篇

你一定发现了,也许你还没声张,工作流(worflow)无处不在,而且有时让人很痛苦。

无论是 一封一封处理客户邮件,一页一页做笔记学外语,一次一次创造”伟大”作品,一回一回开始你的表演…… “工作流”无处不在。

并不是流水线上需要生产流程,知识工作者一样逃不开工作流。

工作流不是坏事,成熟的工作流一般是业务知识的积累,也是现有条件下的最佳实践(最省力偷懒的套路)。

但为什么照着工作流来会让人痛苦呢!!

是我的工作动机有问题吗?成功学就会说这是你的心灵能量不够了,快来喝点心灵鸡汤吧。

实则不然,就算我觉得服务好客户让我很满足(……),学好外语让我很充实,创作“伟大”作品让我很喜悦,为什么我还是克制不住有种被“事情牵着走”的感觉?为什么总感到我不是我自己,而是“工作流”的奴隶?

这个问题不简单,但是我们可以梳理一下,为什么某些工作流不能带来效率和心情的双双最大化。

首先,痛苦低效的显然原因是:不是所有的工作流都是最佳实践,或者当前条件下不允许你使用更好的实践方法(例如组织缺少预算,没钱才是硬道理)。 但,这只是表面原因!

止步于这些表面原因,就会产生很多无用解。

最典型的有这么几种解法:

✦ 上一个大型IT系统,又是全平台的,又是SAAS的,又是云计算,又是业界领先的,实施周期一般很长,因为要一步到位,实施中反反复复沟通。最后系统好不容易上了,但是被实际用的人骂作“破系统”,连原来的XXX也不能做。痛苦加倍!

✦ 找一群所谓顾问,麦某某(不是金拱门)的那种,调查访谈几个月,最后给了一堆建议的PPT,让你固化成流程,大家再来学习实践,最后实际用的人还是按照怎么方便怎么来,有种咨询费都扔进水塘喂鱼的感觉。

✦ 索性放弃治疗,车到山前自有路,现有纸质文档理论上可以满足所有业务,反正效率低和我无关,所有人都低,业绩差也无所谓,所有人都差,一般来说这样的团队很快就没有然后了,要么被裁撤,要么公司就倒闭了。

结局都是一样的

所以,我们发现问题更深层的原因在于:

工作流本身无法低成本/低痛苦的迭代成长。

试想,哪怕是一个很傻的工作流,如果能循序渐进的成长成熟,有效率的积累业务知识,每天比昨天强一点点,几个月下来,也能成为效率很高的工作流系统。但奇怪的是,从统计意义上来说,很少发生这样的事情,虽然有些年轻的新兴团队很棒,正是这么做了。

换言之,多数组织(包括不少个人)都一样,工作流无法成长或成长太慢,昨天和今天和明年都是样,总是从0开始,该痛苦的还是痛苦,该低效的还是低效。因此,大家精力都花在为做事情而做事情去了,没想过这次做了事情能不能为下次带来buff。

如果这样,你还想脱颖而出? 别做梦了! 没有成长,没有未来!

解药篇

下面我们举一个案例,采用了 “无痛的工作流” 搞定这些事,主要是运用了一些知识管理和协作技巧。

具体的做法看具体行业,也许需要和我们细谈,但是这个思路,你肯定可以借鉴,而且我们也准备了上手工具。你可以轻量级或羽量级的用起来,毕竟我们讲的是低成本迭代。

Janet是一个葡萄酒顾问,一个Wine Seller创业者,也是一个美女。她不仅出售葡萄酒给客户,也为客户在不同场合推荐不同风味的高档葡萄酒。按照她们业内说法,这是个纯技术活,要让客户满意不仅要懂得葡萄酒专业知识,还要了解不同客户的喜好及习惯。而且客户也不都是小白,不少客户来自高档餐厅,作为业务采购,客户本身就是懂行的专家。

Janet的业务也有固定的流程,从客户有下单意向到酒品成交,到业务回访,再到主动推荐,有一系列过程。但是随着业务增长,很快这套工作流成为了负担,事情太多,根本忙不过来。Janet和很多业内专业人士一样,不肯降低服务标准换取效率,所以自然她很累很苦,即使好酒也不能品出幸福感。

Janet也明白自己的处境,需要更高效的工作流,但几个关键的流程总是无谓的耗费她的精力。

我们帮她看了一下,主要两点:

(1)事情的状态很难分清楚,事情一般充斥在各种邮件,PDF,Excel文件中,没法串通起来也很难协同。订单一多,哪些客户该去推荐,哪些只是要样品,哪些是要准备交付,哪些要收款,简直 是一团乱麻……

(2)知识很难积累和分享,因此团队小伙伴很难互相帮得了忙。 例如: A客户的喜好,只有跟进A客户的人知道,B客户的信用差,但是鲜有人知,某款红酒的资料,竟然只有Janet自己有……

最糟糕的是,这些工作流是不鼓励成长的,上次不知道的事,下次还是不知道,或者换个人处理就忘了,大家一直从0开始。

于是,我们为Janet支了招!

我们最反感的是:动不动就上一个复杂的ERP/CRM系统,其次讨厌的是:人为限制流程的成长,出于对高效率的偏好,我们也讨厌把人力浪费在逐个去翻文档查资料上。

概括起来 :不上破系统 ,不搞傻流程 ,不乱翻文档

我们让Janet使用了我们最新版的 tagLyst 2.01。

tagLyst,是一个可以离线使用的效率工具。

然后,我们给了她一些启发性的建议,剩下的事聪明的Janet自己领会了。

tagLyst只是一个工具,很多精妙的用法都是用户自己根据实际工作流发掘出来的。

所以在我们的工具和Janet自己的探索下,她的部分工作流进化成下面这样。

01 弄清事务状态

Janet 通过tagLyst可以看到所有案件的状态,筛选出自己要跟进的事情。

同样,Janet的团队小伙伴也是一样,找到自己要跟进的事情。事情相关的资料已经在tagLyst里汇总列出来了。当他们完成处理后,贴上下一个任务状态的标签,事情自然会被下一个人跟进。而以前,这根本不可能,每个人都记录了一个类似Excel的表格自己管理,但还是常常漏掉重要事情。

02 深入了解客户

Janet很关心某些特殊而又挑剔的客户,往往有大单,但是很难伺候。

这时她用tagLyst的新功能 聚合查询了一下这个客户,瞬间这些客户的过往成交记录,销售的评价,财务的提醒都会跃然而出,供Janet参考。历史数据不会说谎,Janet立刻能想出更好的推荐方案。而以前,这些内容只能凭模糊的记忆或者手工翻阅各种资料,亲自询问别人才能知道。

查看了来自各种Excel的销售记录,检索了客户偏好

03 分享产品知识

Janet的一些新人小伙伴,专业知识功力远不及Janet,但是业务增长需要更多人手,这些小伙伴也没法一下培训到大师级别。但是,Janet教会小伙伴使用tagLyst,需要的专业知识瞬间能够展现出来,让小伙伴立刻上手。

04 工作流终于可以低成本/无痛苦的成长了

tagLyst不是什么大系统,不用复杂部署,不要学习一套新的系统操作逻辑。

需要的只是一个标签化管理知识和文件管理的基本概念。

Janet也不用让人重新录入数据,客户资料还有订单原来是PDF,Excel,Word,现在仍旧是那些文件。但是里面的内容却被神奇的聚合起来了,这是tagLyst 2.0+版的新功能。

工作流程本身已经被事务状态取代,而状态在tagLyst里只是个标签,所以Janet随时可以通知大家新增加或改变了一些状态标签,需要大家跟进处理即可,不用像某些“破系统”需要两次三次开发改进,才能跟上一个小小的流程变化。

随着案件增长,大家不断在tagLyst上留下标签和痕迹,业务知识很快就积蓄起来了,处理订单的速度和客户的满意度也大幅提高。

尝到甜头后,Janet下一步还有很多运用tagLyst改善扩大业务的想法,我们也期待她能更有效率的为朋友们带来美酒。

机会篇

现在你也有机会试一下tagLyst给你带来的“无痛工作流”。

尤其是结合最新2.0版的 全文检索/表格汇总 这两项开挂一样的功能,让你迅速从堆砌的文件里找到所需内容。

你可以在自己所在小团队用,或者索性自己偷偷的用,我们不会说立刻让你变成效率大牛的谎话,这种是“X毛酒”的骗人套路。但可以明确的是,持续成长和知识积累,不出多久就能让你从同辈中脱颖而出。

顺便说一句,来自国内领先的电动汽车公司 蔚来汽车 的一个团队已经在运用 tagLyst 实践高效管理自己的业务。

蔚来汽车

tagLyst 2.01 版 将于下周发布,已经是正式版的用户,届时可以直接免费升级。