这一年来,火箭君「自家制」的效率工具产品怎么样了?#tagLyst

熟悉「效率火箭」的小伙伴可能知道,我们有一款自制的效率工具,tagLyst,「标签式」文件管理利器。现在tagLyst 已经成长到了 V3.5 版了。

这一年以来,从V2版到V3版, 我们一直听取用户声音,坚持迭代。

现在 tagLyst 已经有了如下几点显著的改进,我们还会继续努力改进,为大家提供更好的「标签式」文件管理体验。

如果完全不熟悉 tagLyst 也没关系,可以先看看我们以前的介绍文章:

我们实践总结的 4条「文件命名」的黄金规则,文档/表格/邮件/幻灯 都适用

避免每次「从零做起」,不用逐个给文件「贴标签」,资料照样按标签分类聚合!

以下特点基于 tagLyst Next V3.536 版。

加强了「智能标签匹配」功能

现在,我们不用再逐个给文件「贴标签」了,我们提倡用「预设标签」分类筛选已有文件。

根据「文件名」智能匹配

如果文件名中已经包含「纽约」字样,那我们只需创建「纽约」的标签,然后就能检索到文件。 不用每个文件贴上「纽约」标签。

根据自设的「同义词」智能匹配

如果已有的文件里包含一些「不精确」的词语,但意思相近,我们也想把他们归到一类的话;这是可以使用「同义词」智能匹配功能。例如:「NY」「Newyork」之类设为「纽约」的同义词,那么以后用「纽约」这个标签就能搜到这些近似的文件。

通过「屏蔽型」标签智能过滤文件

如果我们不希望包含一些词语的文件名出现在结果列表中,我们可以采用「屏蔽型」标签。 例如:我们希望选择 「除了上海」的地区,就可以制作一个「上海」的标签,然后将它设置为「屏蔽型」。一旦选中这个特殊的标签,就会把含有「上海」标签的文件排除在结果之外。

根据已有文件名进行标签分析

当我们打开一堆已有的文件时,如果这些文件已经在文件名上手工做过一些标记, 系统也会分析其出现的频率,将这些标记作为潜在的「预设标签」显示出来。我们可以批量选中后,导入到自己的「标签库」中。

加强了文件浏览体验

现在,我们的文件结果页面浏览变得更加顺畅了,而且加入了「分页载入」和「懒载入」机制。

懒载入

「懒载入」使得文件结果的显示不会因为文件预览的加载而迟钝,而且使得列表模式可以在一页中容纳更多文件(以前可能在30文件,现在一页可以默认滚动数百文件)

分页载入

「分页载入」使得大量文件的展示变得更加快速,降低了对机器算能的要求。而且翻页切换的速度是很快的。

更多的视图和预览模式

现在我们现在还提供了更多的文件预览模式。而且增加了更多的可预览文件类型。 例如:卡片模式可以调节布局形式了

例如:增加了「大幅」的预览

其它辅助功能加强

「文件引用」功能

V3版里,我们还采用了「文件引用」机制,现在可以把来自不同文件夹的文件汇聚在一个资料库里展现和管理了。而且,对「文件引用」进行「贴标签」管理的话,也不会影响被引用文件本身的名称,相当于 Windows下的「快捷方式」,macOS下的「替身」。

如果我们愿意,我们还可以把所有文件存放在资料库以外,而在资料库里只存放这些「引用链接」,这样可以方便我们检索归类文件,而且不会影响某些文件的路径和名称。

「文件模板」功能

新版的 tagLyst 可以自定义文件模板,新建文件时,除了空白的文件以外,还可以直接选择一个预设的模板,通过模板套用之前曾用过的文件。特别适合于创建:日报周报,业务记录,会议纪要,实验笔记 …… 各种有「套路」的文件。而且,模板文件的标签也能一次性套用下来。

「已归档」功能

tagLyst 将「废纸篓」改为了「已归档」。

这不单纯是名字的修改,而是确实提升「资料库」效率的重要手段。

我们知道,一些历史久远的,或者不常用的文件,如果一直留在资料库里,势必会让资料库整体变得臃肿,从而影响检索效率。可真的要把这些文件删掉,感觉又不能割爱。

这时,「归档」就是我们最好的选择。「归档」是一个特殊的操作,相当于许多行业中的资料外部保管公司,我们把文件腾挪到外部,把眼下的空间给释放出来了,这样精力就能集中在更重要的事情上了。

实践中,我们可以将 已完结的项目、已取消的案子,不常查阅的文件,过期很久的资料 …… 都添加到「归档」中,需要时再去「已归档」的入口里查阅。这样,我们的「资料库」就会立刻变得精简高效。

最后

虽然「标签式」文件管理,起步于一个比较「小众」的领域,而且对用户的信息化素养要求也比较高,但随着这些年的发展,我们欣喜的发现:认识到「标签」威力的朋友们正在变得越来越多,涉及的行业也越来越广,其中不仅有 500强企业,也有政府机构,甚至公益团体 …… 我们相信,高效人士在追求工作效率这件事上,正在变得越来越明智。