文件标签维护

文件标签维护

 

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作为 tagLyst Next 的重点功能( 基于标签的文件管理),本篇将着重介绍生成和维护「文件标签」。
「标签」并不是一个简单的词语,标签也可以有丰富的图标和颜色选择,为我们提供更生动的文件管理方式。

 

如何 为文件 贴上/取消「标签」?

为文件 贴标签 / 取消标签 最简单的方式是:
选中(一个或多个)文件》 找到右侧「选中项」菜单栏 中 「标签」卡片》点击「编辑」

这时,如果我们从未添加过标签,那么可以在「输入栏」内添加新标签并回车。

如果我们以前已经输入过标签,或者有一个「预设标签库」的话,直接点选标签即可为当前文件 添加/取消标签。

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如何 开始管理每个「资料库」的「预设标签」

当我们每次新添加标签时, 系统都会帮我们记录下标签,存入「预设标签库」内,方便我们下次贴标签时,不用重新输入,直接点选即可。
每个「资料库」都有自己独有的「预设标签」。 当我们需要编辑这些标签,或者根据具体业务,维护一套专有标签时,可以使用「预设标签」设置功能。
在「预设标签」的设置中,可以事先准备好标签名称供以后选择,也能对标签的图标颜色样式细节进行调整。
打开「预设标签」的设置,具体操作:
选中资料库 》找到 偏左侧 检索栏中「标签」卡片》点击「设置」即可

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如何 添加/删除/编辑「预设标签」

添加新标签

此方法可以帮我们事先添加一个标签供以后文件的贴标签操作选择。
具体操作:
打开「预设标签」设置 》右侧「操作选项」菜单 》 点击「添加预设标签」》填入名称/颜色/图标 等信息保存即可

编辑/删除已有标签

具体操作:
打开「预设标签」设置 》选中左侧栏内希望编辑的标签》 右侧「编辑选中标签」》修改/移除 标签的相关信息

注意,已经被文件使用的标签 不能被 删除或改名,我们必须先从文件上取消标签才行。

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如何 为「预设标签」进行分组管理

当标签过多时,把相关的标签分为一组,不失为一种聪明的管理方式,这也方便我们以后从列表中选取标签。
例如:我们可以把「已完成」/ 「待定」/「进行中」3个标签,归纳到「任务状态」这个分组中去。

首先,如果希望新建一个标签分组,具体操作:
打开「预设标签」设置 》右侧「操作选项」菜单 》点击「添加标签分组」》填入名称等信息保存即可

如果希望把某个标签分配到一个分组下,具体操作:
打开「预设标签」设置 》选中左侧栏内的标签 》 右侧「编辑选中标签」》选择「所属分组」即可

或者,我们也能这样操作:
打开「预设标签」设置 》直接拖动左侧栏内的标签 》拖动到左侧的另一个标签分组下即可

新产生的文件标签,如果不加设置,会被自动归纳到「未分组标签」中

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如何 为「预设标签」进行自定义排序

我们有时希望某些标签出现在靠前位置,这时我们可以使用标签自定义排序,具体方式:

打开「预设标签」设置 》直接拖动左侧栏内的标签 》拖动到其它标签的前面或后面即可

标签分组本身暂不支持「拖动排序」,可以为分组添加编号,例如:「10.设计」「20.客户」……使其顺序排列。

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如何 采用其它资料库已有的标签

有时,我们为一个「资料库」辛苦设置了一套「预设标签」,希望沿用给另一个「资料库」,而不是从零开始重新构建。
这时,我们可以通过「引用其它标签库」的手段来解决,具体方式:
打开「预设标签」设置 》右侧「操作选项」菜单 》 点击「显示高级选项」》 使用以下「资料库」中预设标签 》 选择需要复用的标签来源的资料库

完成设置后,其它「资料库」下的标签就能在当前库内显示出来了。
被引用的标签库只是一个副本,只能在其「原生」的「资料库」内被修改
可以引用多个标签库,也可以在当前资料库新建一套标签,这些标签都会自动合并在一起
该节为「高级选项」,需要一定实践技巧,不推荐新手使用。

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