效率读书:《别让猴子跳回背上》

一看标题以为本文要讲的是动物世界? NO,NO,NO ——

这是一本关于效率管理的经典书籍,《哈佛商业评论》曾刊登过关于“猴子”问题的专栏连载,而这本书正是讲这些“猴子”的。

值得注意的是:书中的“猴子”特指双方谈话结束后的下一个步骤,猴子不是问题、项目、计划或机会,猴子是指 解决问题、进行项目计划或是投入机会的下一个行动步骤、下一个措施。很多管理者都被一堆“猴子”耍得团团转,累得要死。说不定正在看此文的小伙伴身上也已经不知不觉趴着几只猴子了……

今天,火箭君带领大家有效率地看看这本书的精华所在。

谁适合看这本书

本书尤其适合中层管理者阅读,不过,如果基层员工能够理解此书的精髓,并且配合主管展开积极互动的话,将来的职场道路必定前途辉煌。

而高层管理者(除了少数例外),一般应该已经明白此书的道理了,所以不看也罢。

精华摘要

成功的第一步

每个人的时间支配都是有限的,我们要正确认识事情的不同等级,这决定了你行动的自由程度,本书作者安肯定义的“==自由量表==”如下(越高层级越自由):

➤1.等待指示(最低层级)

➤2.请示要做什么

➤3.提出建议,按照裁断的结果行动

➤4.行动,但须立即请示(意味着报告频率超过例行程度)

➤5.独立行动,例行性报告(最高层级)

对于第一和第二层,属于机械型地任务执行,如果大家为此占用了大量时间,将导致组织整体效率变得低下。要尽可能让大家向第三层及以上推进——即:知道如何拟定与提出想法,并在成功提出建议后执行,这才是自我价值的实现。 无论管理者还是基层员工,越早明白这个道理越好。哪怕是基层员工执行一二层级的任务,也是为了积累经验,以后可以向三级甚至更高级进发。

我们看到,上面其实这就是定义了“猴子”会以什么方式爬到谁的身上,越是不自由的事务,越是容易让“猴子”乱爬。

不过,我们先要看看猴子可能爬到什么角色的身上。

识别自己角色

记住:每只“猴子”都会有两边的人马介入(解决问题者 和 监督管理者)。 有些地方称之为:“maker” 和 “approver / checker”

因此你要清楚自己是哪个角色。一定要严守个人的职责界限,这是避免背负别人”猴子”的好方法。如果,你是管理者,你的回复中有类似以下几句之一,说明下属的“猴子”已经爬到你身上了:

“我考虑一下再给你回复”

“我回头会把这个方案的备忘录给你的”

“我会去草拟一份方案给你的”

“以后有这样的疑问也来问我”

(是不是感觉一身冷汗?)

和“猴子”说拜拜

“猴子”分清楚是谁的了,可我们该如何管理在我们身上的“猴子”呢?

这本书将教你如何成为一名出色的“驯猴师”。

首先有两个核心概念,作者会经常提及的:

喂养猴子射杀猴子

“喂养”是指:两边人马一起抽时间讨论分析并明确下一步动作,但仍旧由“解决问题者” 执行下一步动作,不是 “监督管理者”。

“射杀”是指:放弃执行,由 “监督管理者” 决定,取消 “解决问题者” 身上的下一步任务。

所以,问题就简单了:

1要么喂养,要么射杀猴子

千万不要放任不管,让猴子活活“饿死”。

2定期喂养是一种责任

按照喂食进度表上的时间和地点喂养猴子是部属的责任,主管不必再沿途追逐即将饿死的猴子,胡乱地喂食。

3喂养时间可以有弹性

如果有冲突发生,预定喂食猴子的时间可在任何一方的提议下做出变更,不被视为延误。 但是,事情毫无进展不能作为重新安排喂食时间的借口

4最好面对面喂养

无论何时,尽可能面对面地喂养猴子,否则便使用电话。

虽然信件,备忘录、电子邮件、传真和报告也可以有,但是不能代替面对面会话。 个人建议,信件备忘录之类可以作为“喂食”的一些前置的条件或者后续成果存在。

5有时文档“摘要”是需要的

超过好几页的备忘录、电子邮件、传真和报告应该在一页的摘要中写清楚,以便展开立即的对话和“喂养”。

最后

概括起来:好的管理者 和 执行者总是处在,“喂食”和“射杀”周期里面,关键是绝不会让执行者的“猴子”爬到管理者身上,这个不仅可以防止管理者被“猴子”耍死,更重要的是,只有“猴子”各就其位的时候,整体事务效率才会最高。