总是事多来不及做?如何运用最新的 OmniFocus3 提升工作效率 200%+

OmniFocus 是一款被不少人视为神器一样的「效率工具」,也有很多人对此完全无感,甚至认为是一种「邪教」。

火箭君这次以工作场景为例,结合最新第三代的 OmniFocus,看看如何帮助你提升工作效率。

如果你之前并没有很理想的效率行事体系,相信 OmniFocus3 可为你带来两倍的行事效率提升。

OmniFocus3 的功能

首先,声明一下,OmniFocus 和 普通的待办事项App相比,更加强调不同维度的「聚焦」(Focus), 而不是想到什么就去做什么,也不是让你被任务时间表驱动去做什么 。

是不是感觉非常离经叛道?

标 签

这次 OmniFocus3 的升级,很大的变化是他们家开始拥抱「标签」。

我们的 tagLyst 也是,把「标签」放在效率的显著位置。 英雄所见略同。

全面的任务标签支持

多数人,对「标签」一直以来有着误解 认为「贴标签」太费事,最好能自动贴上。 然而「标签」的精髓就在于人的参与作用上。 我们,看看 OmniFocus3 是如何帮助你实现这一点的。

OmniFocus3 用「标签」代替了原来的「上下文」。 如果你第一次接触 OmniFocus 也许你不知道什么是「上下文」。 不过不要紧,反正以后都是「标签」了,没有「上下文」也无所谓。

「标签」并不是让你把精力花在如何给任务花式分类上,而是让你「聚焦」。 「聚焦」才是 OmniFocus 的核心。

案 例

我有几件事情或任务,分别给 Kara / Connor / Alice 这三个客户发邮件, 回复他们感兴趣的一些问题,并给出方案介绍……

所以,和一般 Todo 工具一样,你可以开出这样几个待办任务 回复邮件给 Kara 回复邮件给 Cornnor ……

假设,有3条回信任务

然后,重点来了,你可以给这些任务贴标签,这里「贴标签」的方法,直接决定了你接下去的效率。

你可以按照人名给任务「贴标签」

「# Kara,# Alcie …」

但是不太推荐,除非按照人名排在一起的任务能让你效率倍增。

多数情况下,按照同一个人名排在一起的事情可能会很杂乱,而且有一定的先后依赖关系。 换言之,你是很难把它们放在一起完成的。

相对来说,有 # 回邮件 作为标签可能会好一些。 因为,你也许可以一口气回掉一堆类似的介绍邮件。 但是如果,回信要求都各不相同,有的只要几句话,有的要调研很久,那么就不太适合用 # 回邮件 这个动作作为聚合任务的标签了。

这时候,考虑一下消耗时间这个维度,就很有帮助了 例如: # 几分钟 / # 半小时内 / # 大块时间 当你确信眼下有一小段时间时,可以立刻从 # 几分钟 的任务堆里一口气完成掉很多。 例如:上面一些简单的邮件回复。 如果你确信,现在有2~3个小时可以干件大事,那么就从# 大块时间 里去挑任务。

添加 # 大块时间 标签

另外同理的,你还可以按照「地点」作为标签依据,只要同一地点的事情可以聚集在一起,让你快速完成。另外一个额外的好处是:让你不会遗漏统一地点或条件下的事情,省得以后返工。

例如:# 展览会 # 市场部 # 财务部 之类的地点标签

我们刚才发邮件的例子里,假设给Alcie的回信并不复杂,只要问到了市场数据,立刻可以手机发出去。

那么不妨把 「回信Alice」贴上 # 市场部 标签

添加 # 市场部 标签

同时假设还有和市场部讨论一些宣传案这样的任务,显然同样贴上 # 市场部 标签是合适的。

选择 # 市场部 查看场景下任务

当你人到达市场部时,打开OmniFocus,看到 # 市场部标签,把里面要做事情1234搞定,效率是最高了。

按照 # 市场部 标签 所示行事

总之,你会发现「标签」的作用在于启发你,帮你发现当下的「场景」(或者说上下文)最适合干那些事情。

OmniFocus的逻辑就在于此,在合适的场景下,干掉一系列事情,好过按任务表一件一件做不相干的事情。

最 后

「标签」已经成为了很多效率工具的标配,OmniFocus还有许多其它的「聚焦」功能,其中轻量级项目检查器也很出色,限于本次篇幅,我们以后也许可以介绍。

OmniFocus支持 iOS 和 macOS, 任务数据可以多设备联动。

目前 OmniFocus3 只有iOS版,但是数据会和macOS版OmniFocus2的最新版联动,「标签」会被转换成「上下文」。

如果你以前就是OmniFocus用户,强烈推荐一试 3代的新版本。

最后,如果你有什么的好的效率工具用例,欢迎告诉火箭君!